Funkcje opisane w tej instrukcji wymagają programu Faktura VAT 2026 w wersji 26.1.10 lub nowszej.
Prosimy najpierw sprawdzić, czy posiadają Państwo najnowszą wersję programu.
W programie: Menu → Pomoc → O programie
1. Generowanie tokenu autoryzacyjnego
Aby korzystać z KSeF 2.0 Client, musisz najpierw wygenerować token autoryzacyjny w portalu Aplikacji Podatnika KSeF.
Token wygenerowany na stronie ap-test.ksef.mf.gov.pl działa TYLKO ze środowiskiem TEST w programie.
Aby wysyłać prawdziwe faktury (PROD), musisz wygenerować token na stronie ap.ksef.mf.gov.pl (bez przedrostka "test" lub "demo").
Otwórz przeglądarkę internetową i przejdź na oficjalną stronę Aplikacji Podatnika KSeF:
| Środowisko | Adres strony | Przeznaczenie |
|---|---|---|
| TEST | ap-test.ksef.mf.gov.pl | Testy z fikcyjnymi danymi, logowanie BomTox, do zapoznania się z funkcjonalnościami, bez skutków prawnych |
| DEMO | ap-demo.ksef.mf.gov.pl | Testy z rzeczywistym uwierzytelnieniem, do przetestowania środowiska przedprodukcyjnego, bez skutków prawnych |
| PROD | ap.ksef.mf.gov.pl | PRAWDZIWE faktury z mocą prawną |
- Obowiązkowe dla dużych firm (przychód ≥ 200 mln PLN rocznie)
- Dobrowolne dla małych i średnich przedsiębiorstw
- Od 1 lutego 2026 każdy może wysyłać faktury sprzedażowe i pobierać faktury zakupowe z PROD
Wybierz opcję „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur".
Proces generowania tokenu jest identyczny niezależnie od wybranego środowiska (TEST, DEMO, PROD).
Uwaga: W środowisku produkcyjnym (PROD) logowanie wymaga użycia Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego — uwierzytelnienie testowe BomTox nie jest tam dostępne.
1.2. Dostępne metody logowania
System KSeF oferuje kilka metod uwierzytelnienia. Wybór metody zależy od środowiska:
| Środowisko | Metoda logowania |
|---|---|
| TEST | Wystarczy sam numer NIP (uwierzytelnienie testowe BomTox) |
| DEMO | Wymagany Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany |
| PROD | Wymagany Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany |
A) Uwierzytelnienie testowe (BomTox) — tylko do NAUKI i TESTÓW
Token wygenerowany na ap-test.ksef.mf.gov.pl działa TYLKO ze środowiskiem TEST.
Nie wybieraj PROD w programie, jeśli masz token testowy!
Najprostsza metoda logowania przeznaczona wyłącznie do testów. Nie wymaga żadnych certyfikatów ani dodatkowych narzędzi.
Jak użyć (tylko do nauki!):
- Wejdź na stronę ap-test.ksef.mf.gov.pl (zwróć uwagę na "test" w adresie!)
- Wybierz opcję „Zaloguj uwierzytelnieniem testowym"
- Wprowadź dowolny NIP (np. testowy: 8888888888)
- Kliknij „Zaloguj"
- W KSeF Client wybierz środowisko: TEST
Ta metoda służy tylko do nauki obsługi — nie do prawdziwych faktur.
Środowisko przedprodukcyjne (DEMO)
Oprócz środowiska testowego (TEST), dostępne jest również środowisko przedprodukcyjne (DEMO):
https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl
- Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (Demo) daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do produkcyjnych.
- Podczas wystawiania faktury w środowisku przedprodukcyjnym (Demo) należy używać fikcyjnych danych. Dane w wersji przedprodukcyjnej (Demo) Aplikacji Podatnika będą okresowo usuwane.
- Wystawianie faktur na środowisku przedprodukcyjnym nie niesie ze sobą skutków podatkowych.
Uwaga! Środowisko DEMO wymaga prawdziwego uwierzytelnienia (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub e-Dowód). Uwierzytelnienie testowe (BomTox) nie jest dostępne w środowisku DEMO.
- Wejdź na stronę ap.ksef.mf.gov.pl (BEZ słowa "test" lub "demo" w adresie!)
- Zaloguj się przez Profil Zaufany, e-Dowód lub podpis kwalifikowany
- Wygeneruj token autoryzacyjny
- W programie KSeF Client wybierz środowisko: PROD
- Wklej token wygenerowany na ap.ksef.mf.gov.pl
Pamiętaj: Adres strony gdzie generujesz token MUSI odpowiadać środowisku wybranemu w programie!
2. Włączenie trybu KSeF
Tryb KSeF aktywuje połączenie z systemem Ministerstwa i blokuje edycję oraz usuwanie faktur, które zostały już wysłane. Pole „Tryb KSeF" można zaznaczyć dopiero po uwierzytelnieniu w systemie — czyli po wpisaniu NIP, tokenu i kliknięciu przycisku „Uwierzytelnij".
Kolejność krok po kroku:
- Otwórz Konfigurację KSeF 2.0 Client — kliknij prawym przyciskiem na ikonę w zasobniku systemu Windows (obok zegara) → Ustawienia
- Przejdź na zakładkę Główna
- Wybierz Środowisko:
- TEST — jeśli chcesz testować z fikcyjnymi danymi (BomTox)
- DEMO — jeśli chcesz testować z rzeczywistym uwierzytelnieniem, fikcyjne faktury
- PROD — jeśli chcesz wysyłać i odbierać prawdziwe faktury do/z KSeF
- Wpisz NIP firmy
- Wklej Token KSeF (wygenerowany wcześniej na portalu Aplikacji Podatnika)
- Kliknij przycisk „Uwierzytelnij" — program nawiąże połączenie z KSeF
- Po pomyślnym uwierzytelnieniu (status na dole okna: „Uwierzytelnienie: aktywne") zaznacz pole „Tryb KSeF (blokada edycji i usuwania faktur)"
- Zamknij okno konfiguracji
| Token z ap-test.ksef.mf.gov.pl | → Wybierz: TEST |
| Token z ap-demo.ksef.mf.gov.pl | → Wybierz: DEMO |
| Token z ap.ksef.mf.gov.pl | → Wybierz: PROD |
Niedopasowanie środowiska kończy się błędem HTTP 401 Unauthorized.
💡 Jak rozpoznać środowisko po adresie strony?
- ap-test.ksef.mf.gov.pl — zawiera słowo "test" → środowisko TEST
- ap-demo.ksef.mf.gov.pl — zawiera słowo "demo" → środowisko DEMO
- ap.ksef.mf.gov.pl — BEZ przedrostka → środowisko PROD (prawdziwe faktury)
3. Synchronizacja w Faktura VAT 2026
Przycisk „KSeF Synchronizacja" na liście faktur uruchamia pełny proces synchronizacji:
- Eksport faktur do wysłania — nowe faktury z programu trafiają do kolejki KSeF
- Wysłanie do KSeF — faktury są podpisywane tokenem i wysyłane do ministerstwa
- Pobranie statusów — aktualizacja numerów KSeF dla wysłanych faktur
- Import faktur zakupowych — pobranie faktur wystawionych na Twój NIP
4. Statusy i Numer KSeF
Po wysłaniu faktury do KSeF, system Ministerstwa przydziela unikalny numer KSeF w formacie:
Przykład: 1234567890-20260201-ABC123-4D
Na liście faktur w Faktura VAT 2026 w kolumnie „Status KSeF" zobaczysz jeden z czterech stanów:
| Status | Typ faktury | Opis |
|---|---|---|
| wysłana | sprzedażowa | Twoja faktura wysłana do KSeF i zaakceptowana — numer KSeF nadany. Możesz pobrać UPO i kod QR. |
| online | zakupowa | Faktura zakupowa pobrana z KSeF (wystawiona przez Twojego kontrahenta na Twój NIP). Trafia do programu automatycznie podczas synchronizacji. |
| przetwarzana | sprzedażowa | KSeF przyjął plik i nadal go przetwarza. Program co kilka minut sprawdza ponownie i automatycznie pobierze numer KSeF, gdy będzie gotowy. |
| błąd | sprzedażowa | KSeF odrzucił fakturę (walidacja, duplikat, błąd autoryzacji). W komunikacie znajdziesz kod błędu i opis — sprawdź dane faktury i wyślij ponownie. |
5. Praca w tle (zasobnik systemowy)
KSeF Client może działać w tle, automatycznie synchronizując faktury:
- Zamknij główne okno programu (przycisk X)
- Program zminimalizuje się do zasobnika systemowego (ikona obok zegara)
- Automatyczna synchronizacja co 5 minut
- Kliknij ikonę prawym przyciskiem → Pokaż aby otworzyć okno
6. UPO — Urzędowe Poświadczenie Odbioru
UPO to oficjalny dokument potwierdzający przyjęcie faktury przez KSeF.
Jak pobrać UPO:
- Otwórz listę faktur w KSeF Client (przycisk „Lista faktur")
- Zaznacz fakturę sprzedażową ze statusem wysłana
- Kliknij przycisk „Pobierz UPO"
- UPO zapisze się w folderze:
C:\RAFSOFT\KSEF\upo
7. Kod QR — Weryfikacja faktury
Program generuje kod QR dla każdej faktury sprzedażowej ze statusem wysłana (numer KSeF nadany przez Ministerstwo).
Lokalizacja kodów QR: C:\RAFSOFT\KSEF\qrcodes
Do czego służy kod QR?
- Sprawdzenie, czy faktura znajduje się w systemie KSeF
- Weryfikacja, że faktura nie została zmodyfikowana
- Pobranie faktury w formacie XML bez kontaktu z wystawcą
- Umieszczenie na wydruku faktury lub w załączniku e-mail
8. Obsługa wielu profili firm (Wersja STANDARD/PRO)
Jeżeli używasz programu Faktura VAT 2026 w wersji STANDARD lub PRO i posiadasz zdefiniowanych kilka profili firm (różne numery NIP), każdy profil może mieć ODDZIELNĄ konfigurację KSeF.
Gdy w programie Faktura VAT 2026 masz więcej niż jeden profil, system automatycznie identyfikuje aktualny NIP i używa odpowiedniej konfiguracji KSeF Client. Faktury są przechowywane w oddzielnych folderach dla każdego numeru NIP (np. C:\RAFSOFT\KSEF\1234567890\out).
- W programie Faktura VAT 2026 wybierz profil firmy (Menu: Plik → Zmień profil).
- Kliknij przycisk „KSeF Synchronizacja" na liście faktur.
- Jeżeli token nie jest skonfigurowany dla tego profilu, otworzy się okno KSeF Client.
- Wpisz NIP i Token dla tej konkretnej firmy i kliknij Zapisz.
Środowisko produkcyjne (PROD) – aktywne od 1 lutego 2026
| Środowisko | Aplikacja Podatnika | Przeznaczenie |
|---|---|---|
| TEST | ap-test.ksef.mf.gov.pl | Testy z fikcyjnymi danymi (BomTox), bez skutków prawnych |
| DEMO | ap-demo.ksef.mf.gov.pl | Testy z rzeczywistym uwierzytelnieniem, fikcyjne faktury |
| PROD | ap.ksef.mf.gov.pl | PRAWDZIWE faktury — pełne skutki prawne i podatkowe |
Metody logowania w środowisku PROD: Profil zaufany (ePUAP) · e-Dowód osobisty · Bankowość elektroniczna · Certyfikat kwalifikowany · Aplikacja mObywatel
9. Rozwiązywanie problemów
Jeżeli widzisz błąd „Błąd uwierzytelniania" lub „401 Unauthorized" — najprawdopodobniej wygenerowałeś token w innym środowisku niż wybrane w programie KSeF Client.
| Gdzie wygenerowałeś token? | Co musisz wybrać w KSeF Client? |
|---|---|
| ap-test.ksef.mf.gov.pl | Środowisko: TEST |
| ap-demo.ksef.mf.gov.pl | Środowisko: DEMO |
| ap.ksef.mf.gov.pl (bez przedrostka) | Środowisko: PROD |
Token wygenerowany w środowisku TEST nie zadziała w środowisku PROD i odwrotnie!
Każde środowisko ma własne, odrębne tokeny. Tokeny NIE są wymienne między środowiskami.
Jeśli napotkałeś problem z integracją KSeF, wyślij zgłoszenie przez nasz formularz kontaktowy. W zgłoszeniu podaj numer wersji programu (Menu: Pomoc → O programie) oraz załącz spakowany katalog diagnostyczny.
Spakuj (ZIP) katalog
C:\RAFSOFT\KSEF bez podfolderu qrcodes (może być bardzo duży) i dołącz archiwum do zgłoszenia. Zawiera on logi komunikacji z KSeF, pliki konfiguracyjne i historię wysyłki — niezbędne do diagnozy problemu.
Możesz wysłać zgłoszenie bezpośrednio z programu Faktura VAT 2026 — kliknij zieloną ikonkę z symbolem „i" w prawym górnym rogu okna programu. Formularz zostanie otwarty automatycznie z wypełnionymi informacjami o wersji programu. Załączniki diagnostyczne (katalog KSeF) dodają się automatycznie — jest to zalecany sposób zgłaszania problemów.