Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności dotyczy serwisu internetowego www.rafsoft.net oraz aplikacji desktopowej Faktura VAT 2026 (edycje START, STANDARD i PRO). Wyjaśniamy w niej, jakie dane osobowe zbieramy, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i jakie prawa Ci przysługują.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

• RAFSOFT.NET Sp. z o.o.
• ul. Piłsudskiego 74/320, 50-020 Wrocław
• NIP: 8971872103, REGON: 384677021, KRS: 0000809698
• E-mail: biuro@rafsoft.net
• Telefon: 801 000 984 (pn.–pt. 9:30–15:30), 74 661 30 19
• System zgłoszeń: osticket.ksiegowosc24.pl

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD). We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych pisz bezpośrednio na adres biuro@rafsoft.net.

2. Czego dotyczy ta polityka

Nasza działalność obejmuje dwa różne konteksty przetwarzania danych, które opisujemy osobno:

• Serwis www.rafsoft.net (sekcja 3) — strona internetowa, formularz kontaktowy, czat i narzędzia analityczne.
• Aplikacja Faktura VAT 2026 (sekcja 4) — program instalowany na Twoim komputerze.

Zasady wspólne dla obu kontekstów — okres przechowywania, odbiorcy danych, Twoje prawa — opisujemy w sekcjach 5–9.

3. Serwis www.rafsoft.net

3.1. Formularz kontaktowy i system zgłoszeń

• Cel: odpowiedź na Twoje zapytanie i obsługa sprawy.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes — obsługa korespondencji).
• Dane: imię, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), treść wiadomości.

3.2. Asystent AI (chatbot Sara)

• Cel: automatyczna odpowiedź na typowe pytania o nasze produkty.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — obsługa zapytań).
• Dane: treść rozmowy, adres IP.

Treść Twojej rozmowy z chatbotem jest przekazywana zewnętrznemu dostawcy modelu językowego w celu wygenerowania odpowiedzi. Prosimy, nie podawaj w oknie czatu danych osobowych — ani swoich, ani swoich klientów. Do spraw wymagających podania takich danych użyj systemu zgłoszeń.

3.3. Czat z konsultantem (LiveChat)

• Cel: kontakt z naszym konsultantem w godzinach pracy.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
• Dane: podany przez Ciebie nick, adres e-mail, treść rozmowy.

3.4. Statystyka i analiza korzystania z serwisu

• Cel: statystyka odwiedzin (Google Analytics 4) oraz diagnostyka problemów z użytecznością strony — mapy kliknięć i nagrania sesji (Microsoft Clarity).
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda, wyrażona w banerze cookies. Bez zgody te narzędzia nie są uruchamiane.
• Dane: adres IP (w GA4 anonimizowany), identyfikator z pliku cookie, zdarzenia na stronie, nagranie ruchu myszą i przewijania (Clarity).

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili — patrz sekcja 9.

4. Aplikacja Faktura VAT 2026

4.1. Gdzie są Twoje dane

Program przechowuje dane w plikach baz danych w katalogu Dane w miejscu instalacji programu na Twoim komputerze (lub we wskazanym przez Ciebie katalogu sieciowym). To Ty decydujesz o kopiach zapasowych i dostępie do tych plików.

Usunięcie danych: aby trwale usunąć wszystkie dane, odinstaluj program i usuń katalog z danymi. Nie musisz kontaktować się z nami — nie posiadamy kopii Twoich danych.

4.2. Czego aplikacja nie robi

Program Faktura VAT 2026:

• nie zawiera asystenta AI — nie przesyła żadnych treści do modeli językowych,
• nie zbiera telemetrii ani statystyk korzystania z programu,
• nie wysyła raportów o błędach na nasze serwery — dzienniki zdarzeń zapisywane są wyłącznie na Twoim dysku,
• nie tworzy identyfikatora sprzętowego ani „odcisku palca” Twojego komputera.

4.3. Aktywacja licencji

• Cel: weryfikacja ważności licencji.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy licencyjnej) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe i rachunkowe).
• Dane: numer NIP i adres e-mail podane przy zakupie oraz edycja programu (START/STANDARD/PRO). Aktywacja odbywa się przez serwer ksiegowosc24.pl.

4.4. Sprawdzanie aktualizacji

• Cel: informacja o dostępności nowej wersji programu.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — dostarczanie aktualizacji).
• Dane: program pobiera z serwera rafsoft.net plik z numerem aktualnej wersji. W ramach połączenia przekazywany jest wyłącznie Twój adres IP — program nie wysyła przy tym żadnych informacji o Tobie ani o Twoich danych.

4.5. Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Wysyłka faktur do KSeF następuje wyłącznie z Twojej inicjatywy, po uruchomieniu tej funkcji w programie. Odbiorcą danych jest Ministerstwo Finansów, które jest odrębnym administratorem tych danych na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług — nie działa jako podmiot przetwarzający na nasze zlecenie. Dane uwierzytelniające do KSeF (token/certyfikat) przechowywane są lokalnie na Twoim komputerze. RAFSOFT.NET nie pośredniczy w transmisji faktur do KSeF i nie przechowuje ich kopii.

4.6. Funkcje opcjonalne

Poniższe funkcje uruchamiasz świadomie; dane przekazywane są wtedy bezpośrednio do wskazanego usługodawcy:

• Wyszukiwarka GUS/REGON — przekazywany NIP kontrahenta (wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl),
• Biała lista podatników VAT — przekazywany NIP i numer rachunku (wl-api.mf.gov.pl),
• Wysyłka JPK — dane ewidencji do Ministerstwa Finansów (e-mikrofirma.mf.gov.pl),
• Kursy walut — pobieranie tabel z NBP i EBC (bez przekazywania Twoich danych),
• Integracje e-commerce — Allegro, BaseLinker (dane zamówień i kontrahentów),
• Synchronizacja z Mobilna Faktura — dane faktur i kontrahentów przesyłane na serwer usługi mobilna-faktura.pl.

4.7. Nasza rola wobec danych Twoich klientów

Ponieważ dane Twoich kontrahentów przechowywane są wyłącznie na Twoim komputerze i nie mamy do nich dostępu, RAFSOFT.NET nie jest podmiotem przetwarzającym te dane i zawarcie umowy powierzenia przetwarzania nie jest wymagane.

Wyjątkiem jest synchronizacja z usługą Mobilna Faktura (punkt 4.6) — jeśli z niej korzystasz, dane Twoich faktur i kontrahentów trafiają na nasz serwer i w tym zakresie działamy jako podmiot przetwarzający. W takiej sytuacji skontaktuj się z nami w sprawie umowy powierzenia.

5. Jak długo przechowujemy dane

• Korespondencja i zgłoszenia: do zakończenia sprawy, a następnie przez 3 lata (okres przedawnienia roszczeń).
• Dane licencyjne i rozliczeniowe: 6 lat (obowiązki wynikające z przepisów o rachunkowości i ordynacji podatkowej).
• Google Analytics 4: 14 miesięcy.
• Microsoft Clarity: 30 dni.
• Dane w aplikacji Faktura VAT 2026: nie dotyczy — przechowujesz je Ty, na swoim komputerze. Nie mamy ich kopii, więc nie określamy dla nich okresu przechowywania.

6. Komu przekazujemy dane

Odbiorcami danych mogą być:

• dostawca hostingu naszego serwisu,
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4),
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Clarity),
• dostawca modelu językowego obsługującego chatbota na stronie,
• LiveChat — dostawca oprogramowania do czatu,
• Ministerstwo Finansów (KSeF, JPK) — jako odrębny administrator na podstawie przepisów prawa,
• podmioty świadczące dla nas obsługę księgową i prawną.

Część usług (Google, Microsoft) może wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz programu Data Privacy Framework.

7. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na biuro@rafsoft.net. Odpowiadamy w terminie do 1 miesiąca.

8. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

• Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
• ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
• uodo.gov.pl

9. Pliki cookies i narzędzia analityczne

Serwis używa plików cookies. Cookies niezbędne do działania strony zapisujemy zawsze; cookies analityczne — dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze.

Jak wycofać zgodę: kliknij „Ustawienia cookies” w stopce serwisu i zmień swój wybór. Możesz też usunąć pliki cookies w ustawieniach przeglądarki lub zainstalować dodatek blokujący Google Analytics.

10. Bezpieczeństwo

Serwis działa w całości przez szyfrowane połączenie HTTPS/TLS. Dostęp do danych zgromadzonych po naszej stronie mają wyłącznie upoważnione osoby.

Pliki baz danych aplikacji Faktura VAT 2026 przechowywane na Twoim komputerze nie są szyfrowane — o zabezpieczenie dostępu do komputera i kopii zapasowych oraz o zgodne z prawem przetwarzanie danych swoich kontrahentów odpowiadasz jako ich administrator.

11. Zmiany polityki

Zmiany niniejszej polityki publikujemy na tej stronie. Datę ostatniej aktualizacji znajdziesz na górze dokumentu.

12. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i tej polityki:

• E-mail: biuro@rafsoft.net
• System zgłoszeń: osticket.ksiegowosc24.pl
• Telefon: 801 000 984 (pn.–pt. 9:30–15:30), 74 661 30 19
• Adres: RAFSOFT.NET Sp. z o.o., ul. Piłsudskiego 74/320, 50-020 Wrocław