FAQ – Najczęstsze pytania o KSeF 2.0

TAK! Środowisko produkcyjne (PROD) jest dostępne od 1 lutego 2026. • Obowiązkowe dla dużych firm (przychód powyżej 200 mln PLN rocznie) • Dobrowolne dla małych i średnich przedsiębiorstw Każdy może już teraz korzystać ze środowiska PROD — wysyłać faktury sprzedażowe i pobierać faktury zakupowe od kontrahentów. Ważne: Faktury wysłane na środowisko PROD mają pełne skutki podatkowe i są widoczne w systemie Ministerstwa Finansów. Harmonogram środowisk: Środowisko Dostępność Przeznaczenie TEST Już dostępne Testy techniczne, rozwój aplikacji DEMO Już dostępne Szkolenia, prezentacje (fikcyjne dane) PROD Już dostępne (od 1.02.2026) Faktury z pełną mocą prawną

TEST – środowisko dla programistów i firm testujących integrację: • Faktury bez skutków podatkowych • Dane nie są usuwane • Idealne do testów długoterminowych • Uwaga: certyfikaty kwalifikowane NIE działają (tylko token) DEMO – środowisko przedprodukcyjne (dostępne od lutego 2026): • Zbliżone do PROD, ale bez skutków podatkowych • Dane okresowo usuwane przez Ministerstwo Finansów • Przeznaczone do szkoleń i prezentacji • MF zaleca używanie fikcyjnych danych PROD – środowisko produkcyjne: • Faktury z pełną mocą prawną • Widoczne w systemie MF dla kontrahentów • Dane przechowywane zgodnie z przepisami • Wysyłanie i pobieranie faktur: od 1 lutego 2026 • Obowiązkowe od 1 lutego 2026 dla dużych firm (przychód > 200 mln PLN rocznie) • Dobrowolne dla małych i średnich przedsiębiorstw Ważne: Po wybraniu środowiska PROD program będzie wysyłał faktury sprzedażowe z pełną mocą prawną oraz pobierał faktury zakupowe od kontrahentów. Upewnij się, że chcesz pracować z rzeczywistymi fakturami!

Token autoryzacyjny generujesz w programie KSeF Client: • Wybierz środowisko (TEST/DEMO/PROD) • Wpisz NIP firmy • Wybierz metodę: Token autoryzacyjny (online) • Kliknij Generuj Token • Skopiuj wygenerowany token (20 znaków) • Wklej token w programie Faktura VAT 2026 (Ustawienia → KSeF) Instrukcja krok po kroku: Zobacz szczegółową instrukcję z obrazkami Ważność tokena: Token wygasa po ~1 godzinie. Program automatycznie odświeża token podczas synchronizacji.

TAK, KSeF 2.0 obsługuje wszystkie typy faktur zagranicznych: • WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) – faktury dla firm UE • Eksport – faktury dla kontrahentów spoza UE • OSS (One Stop Shop) – usługi elektroniczne dla konsumentów UE Program automatycznie wykrywa faktury zagraniczne na podstawie: • Kodu kraju w NIP/VATIN kontrahenta (np. DE12345678 = Niemcy) • Ustawień w zakładce „Podatki” (zaznaczenie OSS/WDT/Eksport) Synchronizacja: Faktury zagraniczne są automatycznie wysyłane do KSeF podczas standardowej synchronizacji.

Faktury bez NIP NIE są wysyłane do KSeF – to zgodne z przepisami: Zasada: KSeF wymaga faktury VAT wystawione dla podmiotów posiadających NIP. Faktury dla konsumentów (klienci indywidualni bez działalności) są wyłączone z obowiązku. Przykłady faktur NIE wysyłanych do KSeF: • Faktury dla klientów indywidualnych bez NIP • Faktury detaliczne/paragonowe • Faktury dla nierezydentów bez polskiego NIP (o ile brak VATIN) Co robi program: • Sprawdza czy kontrahent ma wypełniony NIP • Jeśli brak NIP → faktura pomijana podczas synchronizacji • W liście faktur wyświetla status: „Bez NIP – pominięto”

W programie Faktura VAT 2026 możesz filtrować faktury przed synchronizacją: Krok 1: Otwórz listę faktur → Przycisk „KSeF Ustawienia” Krok 2: W zakładce „Dodatkowe” znajdziesz opcje filtrowania: • ? Wysyłaj faktury zagraniczne – odznacz aby pominąć WDT/OSS/Eksport • ? Wysyłaj faktury dla prywatnych klientów – odznacz aby pominąć faktury bez NIP Pobieranie faktur zakupowych: Od 1 lutego 2026 program automatycznie pobiera faktury zakupowe gdy wybierzesz środowisko PROD w zakładce „Środowisko”. Uwaga: Jeśli wyłączysz wysyłanie faktur zagranicznych, będziesz musiał samodzielnie przechowywać te faktury w formie elektronicznej (np. PDF/A). Domyślne ustawienia: • Faktury zagraniczne – WŁĄCZONE (zalecane) • Prywatni klienci – WYŁĄCZONE (automatycznie, gdy brak NIP)

Pobieranie faktur zakupowych jest dostępne od 1 lutego 2026 na środowisku PROD. Krok po kroku: • Otwórz KSeF 2.0 Client ? zakładka „Środowisko” • Wybierz opcję „PROD – Produkcja” • Upewnij się, że masz wygenerowany token dla środowiska PROD • Kliknij „Zapisz” Jak to działa: Podczas synchronizacji program automatycznie pobierze z KSeF PROD faktury wystawione na Twój NIP przez kontrahentów. Wymagania: • Token dla środowiska PROD (wygenerowany z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego) • Kontrahenci muszą wystawić faktury w KSeF na Twój NIP Ważne: Po wybraniu środowiska PROD program będzie również wysyłał Twoje faktury sprzedażowe na produkcję (z pełną mocą prawną)!

NIE – faktury zakupowe od kontrahentów są dostępne tylko na środowisku PROD. Dlaczego? • Środowisko TEST/DEMO służy do testów integracji • Faktury w TEST/DEMO są fikcyjne i nie mają skutków podatkowych • Rzeczywiste faktury zakupowe pojawiają się tylko w PROD (wystawiane przez kontrahentów) Rekomendacja: Aby pobierać faktury zakupowe, wybierz środowisko PROD w ustawieniach KSeF Client. Pamiętaj, że wtedy również Twoje faktury sprzedażowe będą wysyłane na produkcję.

Program obsługuje wszystkie typy faktur VAT zgodne ze schematem FA(3): Typ faktury Oznaczenie Obsługa KSeF Faktura FA TAK Faktura zaliczkowa ZAL TAK Faktura korygująca KOREKTA TAK Faktura VAT-MP VAT-MP TAK Faktura VAT-RR VAT-RR NIE – schemat nie obsługuje Faktura wewnętrzna FW TAK (specjalne pola) Nota korygująca NOTA TAK Faktura pro forma PROFORMA NIE – nie jest fakturą VAT Paragon/Rachunek PARAGON NIE – wyłączony z KSeF Szczegóły: Zobacz pełną tabelę typów faktur z przykładami

Faktury walutowe są w pełni obsługiwane, ale z ważnym zastrzeżeniem: Kursy walut wymagane dla faktur krajowych w EUR/USD! Jeśli wystawiasz fakturę krajową (polski kontrahent z NIP) w walucie obcej, MUSISZ podać kurs waluty w programie. Kiedy potrzebny jest kurs: • TAK – Faktura krajowa w EUR/USD – WYMAGANY kurs (do przeliczenia VAT) • NIE – Faktura zagraniczna (WDT/Eksport) – kurs NIE jest wymagany Jak ustawić kurs: • W fakturze wybierz walutę (EUR/USD) • Program pobierze kurs z NBP (lub wpisz ręcznie) • Kurs zostanie zapisany w fakturze i wysłany do KSeF Obsługiwane waluty: EUR, USD, GBP, CHF, CZK, oraz wszystkie waluty z tabeli NBP

Program automatycznie pomija następujące typy dokumentów: • Pro forma – nie jest fakturą VAT • Rachunki/Paragony – poza systemem KSeF • Faktury VAT-RR – schemat FA(3) nie obsługuje (będzie w przyszłych wersjach) • Faktury bez NIP nabywcy – automatycznie pomijane • Dokumenty w statusie „robocza” – tylko zatwierdzone faktury Wskazówka: W liście faktur możesz zobaczyć status wysyłki – dokumenty pominięte mają uwagę „Typ nie objęty KSeF” lub „Bez NIP – pominięto”.

TAK, program automatycznie rozpoznaje środowisko wieloprofilowe: Tryb STANDARD (1 firma): • Wszystkie faktury w folderze C:\RAFSOFT\KSEF\out\ • Jeden plik konfiguracji ksef_config.ini Tryb PRO (wiele firm): • Każda firma ma osobny folder: C:\RAFSOFT\KSEF\{NIP}\out\ • Osobne sekcje w konfiguracji: [KSeF_1234567890] • Plik ksef.cmd zawiera linię NIP=1234567890 Automatyzacja: Program wykrywa tryb wieloprofilowy i automatycznie tworzy odpowiednią strukturę folderów podczas pierwszej synchronizacji. Jak to działa: • Program sprawdza czy masz więcej niż 1 profil firmy • Jeśli TAK → eksportuje faktury do C:\RAFSOFT\KSEF\{NIP}\out\ • Tworzy plik sygnałowy ksef.cmd z linią NIP=... • KSeF Client rozpoznaje NIP i używa odpowiedniego tokena Kompatybilność wsteczna: Jeśli masz 1 firmę, program działa w trybie STANDARD (bez zmian).

UPO pobierane jest automatycznie po zaakceptowaniu faktury przez KSeF: Proces automatyczny: • Wysyłasz faktury do KSeF (synchronizacja) • Program czeka ~30 sekund na przetworzenie • Sprawdza status faktury w KSeF • Jeśli status = „Zaakceptowana” → pobiera UPO • Zapisuje UPO w folderze C:\RAFSOFT\KSEF\upo\ Zapisywanie: UPO są zapisywane jako pliki XML z nazwą: UPO_{KSeFNumber}.xml Ręczne pobieranie UPO: • W liście faktur kliknij prawym przyciskiem na fakturę • Wybierz „Pobierz UPO” • Program pobierze UPO z KSeF i zapisze na dysku Uwaga: UPO nie jest dostępne natychmiast – KSeF potrzebuje kilkunastu sekund do przetworzenia faktury. Program automatycznie ponawia próbę pobierania.

Program ma automatyczną funkcję przywracania usuniętych faktur z KSeF: Jak to działa: • Usuwasz fakturę z listy w programie • Program oznacza fakturę jako DELETED w bazie (nie kasuje z KSeF!) • Podczas następnej synchronizacji: • Program wykrywa faktury ze statusem DELETED • Tworzy plik deleted_list.txt z numerami KSeF • KSeF Client pobiera XML z systemu • Program importuje faktury z powrotem • Status zmienia się na OK Bezpieczeństwo: Faktury wysłane do KSeF są trwale zapisane w systemie MF przez 10 lat. Możesz je pobrać w każdej chwili. Wymogi: • Faktura musi być wcześniej wysłana do KSeF (mieć numer KSeF) • Program KSeF Client musi być aktywny • Token musi być ważny

W programie Faktura VAT mamy dwa oddzielne pola, które odpowiadają różnym elementom w schemacie KSeF: Pole w programie Element w KSeF Co oznacza Nabywca <Podmiot2> Kto kupuje / na kogo faktura Płatnik <Podmiot3> Kto płaci za fakturę (jeśli inny niż nabywca) Uwaga: Płatnik ? Odbiorca! Płatnik to podmiot, który reguluje płatność, a nie ten, kto odbiera towar/usługę. Przykład praktyczny (Gmina + Szkoła): • Nabywca: Gmina Sośnicowice (Podmiot2) ? generuje <JST>1</JST> • Płatnik: Szkoła Podstawowa nr 1 (Podmiot3) ? generuje <Rola>8</Rola> (JST-odbiorca)

Zaznacz checkbox JST przy KAŻDEJ firmie, która jest jednostką sektora finansów publicznych! Checkbox „Jednostka sektora finansów publicznych” znajduje się w bazie firm (kontrahentów). Gdy go zaznaczysz: • Jeśli ta firma jest Nabywcą ? program wygeneruje <JST>1</JST> w Podmiot2 • Jeśli ta firma jest Płatnikiem ? program wygeneruje <Rola>8</Rola> (JST-odbiorca) w Podmiot3 Odpowiedź na częste pytanie: Jeśli zarówno Gmina (nabywca) jak i Szkoła (płatnik) są jednostkami publicznymi — zaznacz checkbox JST przy obu firmach w bazie kontrahentów. Generowany XML: <Podmiot2> <DaneIdentyfikacyjne> <NIP>1234567890</NIP> <Nazwa>Gmina Sośnicowice</Nazwa> </DaneIdentyfikacyjne> <JST>1</JST> <!-- Bo Gmina ma checkbox JST --> <GV>2</GV> </Podmiot2> <Podmiot3> <DaneIdentyfikacyjne> <NIP>9876543210</NIP> <Nazwa>Szkoła Podstawowa nr 1</Nazwa> </DaneIdentyfikacyjne> <Rola>8</Rola> <!-- JST-odbiorca, bo Szkoła ma checkbox JST --> </Podmiot3>

IDWew (Identyfikator Wewnętrzny) to specjalny format identyfikacji dla jednostek podległych, które nie mają własnego NIP. Przykład: Szkoła Podstawowa nr 1 jest jednostką organizacyjną Gminy i używa NIP Gminy. W takim przypadku zamiast NIP wpisujemy IDWew. Format IDWew: NIP_JEDNOSTKI_NADRZĘDNEJ-XXXXX Przykład: 1234567890-00001 Jak to działa w programie: • W polu NIP szkoły wpisz: 1234567890-00001 (NIP gminy + 5-cyfrowy kod) • Program automatycznie rozpozna format IDWew • Wygeneruje <IDWew> zamiast <NIP> • Automatycznie ustawi <Rola>8</Rola> Ważne: Program NIE zna struktury organizacyjnej JST. To użytkownik musi wiedzieć, jaki kod wewnętrzny ma dana jednostka. Kod ten nadaje jednostka nadrzędna (np. Gmina). Kiedy używać IDWew: • Szkoła/przedszkole używa NIP Gminy • Ośrodek pomocy społecznej używa NIP powiatu • Jednostka budżetowa bez własnego NIP Kiedy NIE używać IDWew (używaj zwykłego NIP): • Szkoła ma własny, odrębny NIP • Spółka komunalna (osobna osobowość prawna) • Samodzielny ZOZ z własnym NIP

Diagnoza krok po kroku: 1. Sprawdź konfigurację: • Czy token jest wpisany w Ustawieniach KSeF? • Czy środowisko (TEST/DEMO/PROD) jest prawidłowo wybrane? • Czy NIP firmy jest poprawny? 2. Sprawdź faktury: • Czy kontrahent ma wypełniony NIP? • Czy faktura jest zatwierdzona (nie robocza)? • Czy typ faktury jest obsługiwany (nie PROFORMA/PARAGON)? 3. Sprawdź połączenie: • Czy program KSeF Client jest uruchomiony? • Czy folder C:\RAFSOFT\KSEF\signal\ istnieje? • Czy plik ksef.cmd jest tworzony po kliknięciu synchronizacji? Błąd: „Token wygasł” – kliknij ponownie „KSeF Synchronizacja” (token się automatycznie odświeży) 4. Sprawdź logi: • W KSeF Client: zakładka „Logi” (przycisk 7) • Szukaj komunikatów błędów (czerwone) • Sprawdź folder C:\RAFSOFT\KSEF\out\error\ Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.

Ten błąd oznacza, że token nie jest rozpoznawany przez KSeF. Możliwe przyczyny: 1. Token został skopiowany z błędami: • Sprawdź czy nie ma spacji na początku/końcu • Token ma dokładnie 20 znaków alfanumerycznych • Skopiuj ponownie z programu KSeF Client 2. Token został wygenerowany dla innego środowiska: • Token TEST nie działa na PROD i odwrotnie • Upewnij się, że środowisko w ustawieniach zgadza się z tokenem • W razie wątpliwości wygeneruj nowy token 3. Token wygasł (po ~1 godzinie): • Kliknij ponownie „KSeF Synchronizacja” • Program automatycznie odświeży token Szybkie rozwiązanie: Wygeneruj nowy token i wklej w Ustawieniach KSeF. To zajmuje 30 sekund. Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.

NIE – faktury wysłane do KSeF nie mogą być usunięte. To ograniczenie systemu KSeF (przepisy podatkowe). Ważne: Przed wysłaniem faktury do KSeF ZAWSZE sprawdź dane! Po wysłaniu nie da się jej cofnąć. Co zrobić w przypadku błędu? • Błędna kwota/stawka VAT: Wystaw fakturę korygującą • Błędny kontrahent: Użyj funkcji „Korekta zerująca” + wystaw nową poprawną fakturę • Faktura wystawiona omyłkowo: Użyj funkcji „Korekta zerująca” Od 1 lutego 2026: „Nota korygująca” została zastąpiona przez „Fakturę korygującą zerującą”. Taka korekta zeruje wszystkie pozycje oryginalnej faktury do 0 zł. Jak wystawić korektę zerującą? W programie Faktura VAT 2026: • Otwórz listę faktur • Zaznacz fakturę do wyzerowania • Kliknij prawym przyciskiem myszy • Wybierz „Korekta zerująca” z menu kontekstowego • Program automatycznie: • Tworzy nową fakturę korygującą • Zeruje wszystkie pozycje (ilość = 0) • Zapisuje i zamyka dokument • Odświeża listę faktur • Przy następnej synchronizacji korekta zostanie wysłana do KSeF W programie KSeF 2.0 Client: • Otwórz listę faktur (przycisk „3. Lista faktur”) • Zaznacz jedną lub więcej faktur do wyzerowania • Kliknij przycisk „Utwórz korektę zerującą” • Program automatycznie: • Generuje XML korekty dla każdej zaznaczonej faktury • Wysyła korekty bezpośrednio do KSeF • Wyświetla potwierdzenie z numerami KSeF korekt Ograniczenia: Korekta zerująca działa tylko dla faktur sprzedażowych (FA). Nie można wyzerować faktury, która już jest korektą. Faktury korygujące w KSeF: • Program automatycznie wykrywa faktury korygujące • Korekta zawiera numer KSeF faktury pierwotnej • Korekta jest powiązana z oryginalną fakturą w systemie KSeF Rekomendacja: Zawsze testuj na środowisku TEST przed wysyłką do PROD (szczególnie w pierwszych tygodniach). Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.

Kod QR jest generowany automatycznie po wysłaniu faktury do KSeF i przypisaniu jej numeru KSeF. Co to jest kod QR KSeF? Kod QR zawiera URL weryfikacyjny, który pozwala każdemu odbiorcy faktury sprawdzić jej autentyczność w systemie Ministerstwa Finansów. Jest to obowiązkowy element faktur KSeF. Kiedy kod QR jest generowany? • Wysyłasz fakturę do KSeF (synchronizacja) • KSeF przetwarza fakturę i nadaje jej numer KSeF • Program KSeF Client automatycznie: • Oblicza hash SHA-256 z oryginalnego XML faktury • Buduje URL weryfikacyjny zgodny ze specyfikacją MF • Generuje obraz kodu QR (JPG) • Zapisuje plik w folderze C:\RAFSOFT\KSEF\qrcodes\ Format nazwy pliku: {NumerKSeF}.jpg – np. 1234567890-20260205-ABC123DEF456-00.jpg Gdzie znajdziesz wygenerowane kody QR? Lokalizacja plików: • Folder: C:\RAFSOFT\KSEF\qrcodes\ • Format: JPG (obraz bitmapy) • Zawartość: Kod QR z URL + etykieta z numerem KSeF Jak wykorzystać kod QR na wydruku? W programie Faktura VAT 2026: • Po synchronizacji z KSeF, faktura otrzymuje numer KSeF • Przy wydruku faktury program automatycznie: • Szuka pliku QR w folderze qrcodes\ • Jeśli znajdzie – wstawia kod QR na wydruk • Umieszcza też numer KSeF na fakturze • Odbiorca może zeskanować kod QR telefonem i zweryfikować fakturę Ważne: Kod QR jest dostępny dopiero po wysłaniu faktury do KSeF. Wydruk przed synchronizacją nie będzie zawierał kodu QR ani numeru KSeF. Format URL w kodzie QR Kod QR zawiera URL w formacie zgodnym ze specyfikacją MF: • TEST: https://qr-test.ksef.mf.gov.pl/invoice/{NIP}/{DATA}/{HASH} • DEMO: https://qr-demo.ksef.mf.gov.pl/invoice/{NIP}/{DATA}/{HASH} • PROD: https://qr.ksef.mf.gov.pl/invoice/{NIP}/{DATA}/{HASH} Gdzie: • NIP – NIP sprzedawcy • DATA – data wystawienia faktury (DD-MM-YYYY) • HASH – skrót SHA-256 z XML faktury (Base64URL) Więcej informacji: Oficjalna dokumentacja MF o kodach QR Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.

NIE – faktury pobrane z KSeF (zakupowe) nie muszą mieć kodu QR generowanego po stronie odbiorcy. Zasady QR kodu na fakturach KSeF • Kod QR generuje wyłącznie wystawca (sprzedawca), nie odbiorca • QR jest wymagany, gdy faktura jest przekazywana poza KSeF (np. PDF, wydruk, załącznik email) • Jeśli nabywca pobiera fakturę bezpośrednio z KSeF przez API, QR nie jest potrzebny – autentyczność zapewnia sam system KSeF W kontekście naszego klienta KSeF • Wysyłane faktury (sprzedaż) – QR kod TAK • Pobierane faktury (zakup) – QR kod NIE W kodzie VB6 generowanie QR dla faktur zakupowych jest wyłączone, bo taki QR nie działa dla faktur od innych firm (hash zawiera NIP sprzedawcy). ' QR code NIE jest generowany dla faktur zakupowych (Subject2) ' QR nie dziala dla faktur od innych firm - hash zawiera NIP sprzedawcy ' Call GenerateKSeFQRCode(filePath, ksefNum, GetCurrentEnvironment()) Wniosek: Obecne zachowanie (brak QR dla faktur pobranych) jest prawidłowe. Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.

Program pozwala filtrować grupy faktur, ale nie pozwala wskazać dowolnych pojedynczych faktur do wysyłki. Dostępne opcje filtrowania (w KSeF Client) Opcja Lokalizacja Działanie Pomiń eksport faktur do KSeF 2.0 Zakładka „Główna” Całkowicie wyłącza wysyłkę (wszystkie faktury lub żadna) Wysyłaj faktury zagraniczne Zakładka „Dodatkowa” Po odznaczeniu pomija WDT/Eksport/OSS (KodUE ≠ PL lub KodKraju ≠ PL) Wysyłaj faktury do osób prywatnych Zakładka „Dodatkowa” Po odznaczeniu pomija faktury bez NIP (BrakID = 1) Jak to działa w praktyce • Faktury zagraniczne (WDT, eksport, OSS) – można pominąć globalnie • Faktury dla osób prywatnych (bez NIP) – można pominąć globalnie • Pozostałe faktury VAT – wysyłane razem w batch przy synchronizacji Odpowiedź na pytanie klienta: Technicznie można filtrować typy faktur, ale nie można wybierać dowolnych pojedynczych faktur „na żądanie” i trwale pomijać reszty. Prawnie (od 1 kwietnia 2026): każda faktura VAT musi trafić do KSeF. W praktyce pytanie dotyczy terminu wysyłki (np. partiami), a nie tego czy wysyłać. Wniosek: „Pomiń eksport” to opóźnienie procesu, a nie docelowe pominięcie obowiązku wysyłki do KSeF. Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.