Nota korygująca i faktura korygująca to dwa różne dokumenty służące do poprawiania błędów na fakturach. Często są mylone, co prowadzi do nieprawidłowego postępowania. Wyjaśniamy kiedy wystawiasz notę, kiedy fakturę korygującą i jakie są między nimi zasadnicze różnice.
Nota korygująca — co to jest i kiedy ją wystawia nabywca?
Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę faktury (nie sprzedawcę!) w celu poprawienia błędów formalnych na fakturze. Nabywca może wystawić notę korygującą gdy na fakturze sprzedawcy znajdują się błędy dotyczące:
- Błędna nazwa lub adres nabywcy
- Błędny NIP nabywcy
- Błędna data sprzedaży (tylko data, nie kwoty!)
- Błędny numer zamówienia lub referencji
- Inne dane opisowe, nie wpływające na wartości podatkowe
Uwaga: Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy. Wystawiasz ją w dwóch egzemplarzach i przesyłasz sprzedawcy do podpisania.
Faktura korygująca — kto ją wystawia i kiedy?
Fakturę korygującą wystawia zawsze sprzedawca. Jest ona obowiązkowa gdy zmieniają się wartości podatkowe:
- Zmiana ceny lub ilości
- Błędna stawka lub kwota VAT
- Zmiana wartości transakcji
- Zwrot towaru lub anulacja transakcji
Kluczowa różnica — tabela porównawcza
| Cecha | Nota korygująca | Faktura korygująca |
|---|---|---|
| Wystawca | Nabywca | Sprzedawca |
| Zakres korekty | Dane formalne (bez kwot) | Dane formalne i kwotowe |
| Akceptacja | Wymaga akceptacji sprzedawcy | Bez akceptacji nabywcy |
| KSeF | Nie trafia do KSeF | Musi trafić do KSeF |
Nota korygująca a KSeF — ważna zmiana
W systemie KSeF nota korygująca ma ograniczone zastosowanie — Ministerstwo Finansów rekomenduje korzystanie z faktur korygujących (wystawianych przez sprzedawcę) jako bardziej pewnej formy korekty. Nota korygująca nie trafia do KSeF i nie ma w systemie żadnego potwierdzenia jej akceptacji. W praktyce coraz więcej firm rezygnuje z not korygujących na rzecz kontaktu ze sprzedawcą i prośby o wystawienie korekty.
Faktury korygujące wystawiasz łatwo w programie Faktura VAT STANDARD. Więcej o korektach w artykule faktura korygująca — kiedy jest obowiązkowa.
Najczęściej zadawane pytania
Co jeśli sprzedawca odmówi akceptacji noty korygującej?
Jeśli sprzedawca nie zaakceptuje noty korygującej, nota nie wywiera skutków prawnych. Możesz wówczas poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury korygującej lub (w spornych przypadkach) skierować sprawę do organu podatkowego. W praktyce sprzedawcy zazwyczaj akceptują noty dotyczące oczywistych błędów.
Czy nota korygująca zmienia podstawę opodatkowania VAT?
Nie — nota korygująca nie może zmieniać wartości podatkowych (kwot, stawek VAT). Jeśli błąd dotyczy kwoty podatku lub podstawy opodatkowania, tylko faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę może go naprawić.
Czy nota korygująca musi mieć numer?
Tak — nota korygująca powinna mieć numer pozwalający na jej identyfikację. Nie ma obowiązku stosowania określonego formatu numeracji, ale dobra praktyka to np. NK/001/2026.
Szukasz programu do fakturowania?
Faktura VAT 2026 – prosty program dla firm. KSeF 2.0, JPK_VAT, wielowalutowość.
Pobierz bezpłatnie na 31 dni