Kasy fiskalne online — obowiązki przedsiębiorcy

Kasy fiskalne online to nowe pokolenie kas, które automatycznie przesyłają dane paragonów do Centralnego Repozytorium Kas Ministerstwa Finansów. Dla większości branż wymiana starych kas na online jest już obowiązkowa. Dowiedz się jakie masz obowiązki i co grozi za brak kasy online.

Czym różni się kasa fiskalna online od tradycyjnej?

Tradycyjna kasa (offline) rejestruje paragony lokalnie i wysyła dane do US tylko podczas przeglądu technicznego. Kasa online przesyła każdy paragon do CRK (Centralnego Repozytorium Kas) w czasie rzeczywistym przez internet. MF ma bieżący dostęp do wszystkich paragonów wystawianych w Polsce.

Dla kogo kasa online jest już obowiązkowa?

Kolejne branże były zobowiązywane do posiadania kas online od 2019 roku:

• Serwisy samochodowe, myjnie samochodowe (od 01.01.2020)
• Gastronomia, noclegi, fryzjerzy, kosmetyczki, siłownie (od 01.07.2020)
• Usługi budowlane, prawnicze, medyczne i inne (od 01.01.2021)

Branże, które jeszcze mogą używać starych kas, będą stopniowo objęte obowiązkiem. Warto sprawdzić aktualny harmonogram u producenta kasy lub w US.

Co grozi za brak kasy online?

Kara za prowadzenie sprzedaży bez kasy fiskalnej online (gdy jest obowiązkowa) to 30% VAT z niezaewidencjonowanej sprzedaży. US może też nakazać zakup kasy na koszt podatnika. W przypadku recydywy — wyższe kary i możliwe postępowanie karno-skarbowe.

Sprawdź artykuł program do faktur a kasa fiskalna — integracja. Dowiedz się też o obowiązkowym e-paragonie 2026.

Najczęściej zadawane pytania

Czy kasa fiskalna online wymaga stałego internetu?

Tak, kasa online musi mieć połączenie internetowe do przesyłania danych do CRK. Przy braku połączenia kasa zapisuje paragony lokalnie i wysyła je po przywróceniu łączności. Krótkotrwałe awarie internetu nie powodują problemów — kasa buforuje dane.

Czy kasa online to to samo co kasa wirtualna (na tablecie)?

Nie — kasa wirtualna (oprogramowanie na tablecie) to odrębna kategoria, która przesyła dane do CRK elektronicznie. Kasa online fizyczna to tradycyjne urządzenie fiskalne wyposażone w moduł komunikacji z CRK. Obie kategorie spełniają obowiązek "kasy online" — wybór zależy od branży i potrzeb.