Faktura elektroniczna a papierowa — czy można nie drukować

Faktura elektroniczna to nie tylko faktura w PDF-ie wysyłana e-mailem. W kontekście prawnym faktura elektroniczna to każda faktura przekazana i przechowywana w formie elektronicznej — z akceptacją odbiorcy. Dowiedz się kiedy możesz przejść wyłącznie na faktury elektroniczne i czy w ogóle musisz je drukować.

Faktura elektroniczna — co to właściwie jest?

Faktura elektroniczna to faktura wystawiona, przesłana i przechowywana w formie elektronicznej. Polskie przepisy VAT uznają fakturę elektroniczną za równoważną papierowej — pod warunkiem autentyczności jej pochodzenia i integralności treści. Metody zapewnienia autentyczności:

• Podpis elektroniczny kwalifikowany — najwyższy poziom bezpieczeństwa
• EDI (Electronic Data Interchange) — elektroniczna wymiana danych
• Inne środki kontroli biznesowej — np. procedury zatwierdzania faktur w firmie
• KSeF — po wdrożeniu obowiązkowego KSeF, faktura ustrukturyzowana automatycznie spełnia wymogi autentyczności

Czy potrzebujesz zgody odbiorcy na faktury elektroniczne?

Tak — żeby wysyłać faktury wyłącznie elektronicznie (bez papierowych kopii), potrzebujesz akceptacji odbiorcy. Akceptacja może być wyrażona w dowolnej formie — nawet ustnie lub przez zachowanie (np. odbiorca od miesięcy odbiera faktury e-mailem bez sprzeciwu). Warto jednak mieć pisemną akceptację dla bezpieczeństwa.

Uwaga: faktury wysyłane przez KSeF mają specjalny status — e-faktura ustrukturyzowana zarejestrowana w KSeF nie wymaga osobnej akceptacji odbiorcy, bo system jest uregulowany przepisami prawa.

Czy muszę drukować faktury wystawiane przez program?

Nie — jeśli wystawiasz faktury w programie i wysyłasz je do KSeF (lub elektronicznie za akceptacją odbiorcy), nie musisz ich drukować. Archiwizacja elektroniczna jest dopuszczalna — a faktury w KSeF są archiwizowane przez MF przez 10 lat.

Jeśli jednak klient prosi o papierową fakturę — masz obowiązek ją dostarczyć (chyba że ma obowiązek odbioru faktur z KSeF).

Faktura PDF wysyłana e-mailem a KSeF

Po wdrożeniu obowiązkowego KSeF: faktura PDF wysyłana e-mailem nie jest fakturą ustrukturyzowaną i nie spełnia obowiązku KSeF dla transakcji B2B. Możesz wysłać PDF e-mailem oprócz wysyłki do KSeF (jako wygodna kopia dla klienta), ale sam PDF nie zastępuje obowiązku rejestracji w KSeF.

Więcej o fakturach elektronicznych w programie na stronie programu do faktur offline. Sprawdź też jak wysłać pierwszą e-fakturę do KSeF.

Najczęściej zadawane pytania

Czy muszę archiwizować faktury elektroniczne w specjalny sposób?

Faktury elektroniczne musisz przechowywać w sposób zapewniający ich integralność (nie można ich zmieniać), dostępność (przez cały okres archiwizacji), czytelność i możliwość odtworzenia. Standardowe kopie zapasowe plików PDF lub baza danych programu do faktur spełniają te wymagania.

Co z fakturami wysłanymi do KSeF — czy MF zapewnia archiwizację?

Tak — Ministerstwo Finansów przechowuje faktury zarejestrowane w KSeF przez 10 lat. To spełnia (i przekracza) standardowy 5-letni obowiązek archiwizacji. Nie musisz utrzymywać własnych kopii faktur wysłanych do KSeF — choć warto mieć lokalne kopie dla wygody.

Czy mogę zrezygnować z wysyłania faktur e-mailem po wdrożeniu KSeF?

Tak — jeśli faktura trafia do KSeF, nabywca może ją samodzielnie pobrać z systemu MF. Technicznie nie musisz już wysyłać PDF-ów e-mailem. W praktyce jednak wielu nabywców oczekuje wygodnej kopii PDF w e-mailu — warto zapytać klientów o ich preferencje.