# RAFSOFT.NET
> RAFSOFT.NET Sp. z o.o. to polski producent oprogramowania do fakturowania dla małych i średnich firm, działający nieprzerwanie od 2002 roku. Oferujemy dwa produkty: **Faktura VAT 2026** (program desktopowy dla Windows, działający offline, licencja roczna bez abonamentu) oraz **Mobilna Faktura** (fakturowanie online w chmurze, dostępne z przeglądarki i telefonu). Oba obsługują KSeF 2.0, JPK, KPiR i integracje e-commerce.
## Dane firmy
- **Nazwa:** RAFSOFT.NET Sp. z o.o.
- **NIP:** 8971872103 (PL8971872103)
- **REGON:** 384677021
- **KRS:** 0000809698
- **Adres:** ul. Piłsudskiego 74/320, 50-020 Wrocław, Polska
- **Rok założenia:** 2002
- **E-mail:** biuro@rafsoft.net
- **Telefon:** 801 000 984, 74 661 30 19
- **Wsparcie techniczne:** pon.–pt. 9:30–15:00 (bezpłatne)
## Produkty
- [Faktura VAT 2026 — program do faktur dla Windows](https://www.rafsoft.net/program-do-faktur-funkcje/): Desktopowy program do fakturowania dla Windows. Działa offline, bez chmury i abonamentu. KSeF 2.0, JPK_V7M, magazyn, KPiR, integracje Allegro/BaseLinker. Licencja roczna.
- [Mobilna Faktura — fakturowanie online](https://www.rafsoft.net/fakturowanie-online/): Fakturowanie online w chmurze, z przeglądarki i aplikacji mobilnej. KSeF 2.0, faktury cykliczne i walutowe, integracje e-commerce, mała księgowość, kadry i płace.
- [Cennik](https://www.rafsoft.net/cennik-faktura-vat/): Aktualne ceny wersji Faktura VAT START / STANDARD / PRO oraz planów Mobilna Faktura.
- [Faktura VAT START](https://www.rafsoft.net/program-faktura-vat-start/): Wersja podstawowa dla jednoosobowych działalności i małych firm.
- [Faktura VAT STANDARD](https://www.rafsoft.net/program-faktura-vat-standard/): Wersja z rozszerzoną obsługą dokumentów i ewidencji.
- [Faktura VAT PRO](https://www.rafsoft.net/program-faktura-vat-pro/): Najbogatsza wersja — magazyn, KPiR/mała księgowość, CRM, integracje z Allegro i BaseLinker.
## Kluczowe tematy
- [Integracja z KSeF 2.0](https://www.rafsoft.net/integracja-programu-do-faktur-z-ksef-2-0/): Wysyłka i odbiór e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur 2.0, UPO, środowisko testowe.
- [Mała księgowość](https://www.rafsoft.net/program-do-faktur-kpir/): Samodzielna księgowość — KPiR, ryczałt, ewidencja VAT, pliki JPK, deklaracje. Zapisy tworzą się automatycznie z wystawianych faktur, bez potrzeby zatrudniania biura rachunkowego dla prostych rozliczeń.
- **Samofakturowanie:** Wystawianie faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy przez nabywcę. Faktura VAT 2026 i Mobilna Faktura obsługują samofakturowanie zgodnie z wymogami KSeF (pole P_17 struktury FA), co pozwala legalnie fakturować za dostawcę na podstawie zawartej umowy.
## Dla agentów AI (MCP)
- **Serwer MCP:** https://www.rafsoft.net/api/mcp/ (Model Context Protocol, transport Streamable HTTP, bez uwierzytelniania, limit 60 zapytań/min)
- **Discovery:** https://www.rafsoft.net/.well-known/mcp.json
- **Instrukcja:** [Jak podłączyć agenta AI](https://www.rafsoft.net/dla-agentow-ai-mcp/)
- Narzędzia: `search_knowledge_base` (pełnotekstowe wyszukiwanie w bazie wiedzy), `get_product_info` (cennik, wersje, linki do pobrania), `compare_editions` (porównanie START/STANDARD/PRO), `get_faq` (pytania i odpowiedzi), `get_ksef_info` (integracja z KSeF 2.0)
- **Pełna treść dla crawlerów:** https://www.rafsoft.net/llms-full.txt
## Pomoc i wsparcie
- [Dokumentacja](https://www.rafsoft.net/dokumentacja/): Pełna instrukcja obsługi programu Faktura VAT.
- [FAQ](https://www.rafsoft.net/faq/): Najczęściej zadawane pytania.
- [Kontakt](https://www.rafsoft.net/kontakt/): Wsparcie techniczne, telefon, formularz zgłoszeń.
- [Polityka prywatności](https://www.rafsoft.net/polityka-prywatnosci/): Zasady przetwarzania danych osobowych (RODO).
---
# FAQ — program Faktura VAT 2026
Źródło: https://www.rafsoft.net/faq/
## Instalacja i aktualizacja
### Jak wykonać aktualizację programu?
Aktualizacja może zostać przeprowadzona bezpośrednio w programie. Należy wybrać opcję Pomoc -> Aktualizacje.
Możliwe jest również pobranie najnowszych plików, które są dostępne na naszej stronie.
### Jak przenieść program na inny komputer?
1) Uruchamiamy program Faktura VAT na komputerze, z którego chcemy przenieść program
2) Wybieramy z menu Ustawienia -> Podstawowe opcję Zapasowa kopia bezpieczeństwa
3) W oknie Kopia bezpieczeństwa wybieramy miejsce na dysku, w którym chcemy utworzyć archiwum plików z naszego programu
4) Klikamy opcję Stwórz kopię (pliki zostaną zapisane do katalogu, który wybraliśmy)
5) Pobieramy instalator ze strony rafsoft.net i instalujemy program na komputerze docelowym
6) Wprowadzamy klucz licencyjny otrzymany e-mailem i rejestrujemy program
7) Przenosimy dane z katalogu, w którym stworzyliśmy kopię plików „archiwum”, na pendrive, dysk zewnętrzny lub przez sieć
8) Wybieramy z menu Ustawienia -> Podstawowe opcję Zapasowa kopia bezpieczeństwa
9) Wybieramy miejsce, z którego chcemy odtworzyć kopię — zaznaczamy katalog, w którym mamy archiwum.
10) Klikamy opcję Odtwórz dane
11) Gotowe
### Jak przenieść dane na inny komputer?
Metoda nr 1
Opis dotyczy aplikacji działających lokalnie.
W celu przeniesienia danych na inny komputer należy najpierw wybrać z menu Faktura -> Kopia zapasowa (menu klasyczne) lub zakładka Ustawienia -> Podstawowe -> Kopia zapasowa (menu nowoczesne)).
W oknie Kopia zapasowa musimy wybrać lokalizację na dysku, w której chcemy utworzyć archiwum plików z naszego programu.
Następnie wybierz opcję Utwórz kopię.
Po zapisaniu kopii na pamięci przenośnej, którą podłączamy do innego komputera, w programie Faktura wykonujemy następujące operacje. Wybierz z menu Faktura -> Kopia zapasowa (menu klasyczne) lub zakładka Ustawienia -> Podstawowe -> Kopia zapasowa (menu nowoczesne).
Wybierz lokalizację, z której chcesz przywrócić kopię, a następnie wybierz opcję Przywróć dane.
Na koniec pozostaje nam już tylko czekać na skopiowanie plików.
Instrukcja przenoszenia danych z wcześniejszych wersji programu do wersji 2016:
Pobierz i zainstaluj bezpłatną wersję demonstracyjną programu ze strony rafsoft.net.
Aktywuj za pomocą klucza.
Przelew dokumentów/faktur – w programie Faktura VAT 2020 wybierz opcję z menu Faktura -> Importuj z programu… (należy wskazać wersję z której importujemy)
UWAGA! w nowym wyglądzie paska narzędzi menu Faktura znajduje się w lewym górnym rogu pod ikoną koła z symbolem dokumentu i dłońmi.
Jeżeli mamy wersję 2011/2012/2013/2014/2015 na tym samym komputerze co wersja 2016 to program Faktura VAT 2020 sam zaproponuje import danych z tej wersji przy pierwszym uruchomieniu. Wystarczy wskazać lokalizację programu 2011/2012/2013/2014/2015 i wybrać elementy, które chcemy zaimportować.
Inna metoda
Katalogi Faktury i Dane możemy również skopiować ręcznie, np. na pendrive i przenieść je do nowego katalogu, w którym zainstalowaliśmy nasz nowy program. Po skopiowaniu katalogu Data usuń pliki FVAT2005.kfg.
### W jaki sposób mogę przenieść dane ze starszych wersji programów do Faktura VAT 2026?
Aby przenieść wszystkie dane musimy postępować następująco:
1. Jeśli nie mamy jeszcze zainstalowanej wersji 2022 to instalujemy program Faktura VAT 2022 oraz aktywujemy go posiadanym kluczem.
2. Posiadając na tym samym komputerze, na którym się znajduje zainstalowana wersja Faktura VAT 2022 wersję 2011-2021 program automatycznie zaproponuje import danych z poprzednich wersji.Jeśli tak nie nastąpi lub mamy starszą wersję programu to:
W programie Faktura VAT 2022 wybieramy opcję z menu Faktura -> Import z programu i wybieramy wersję z której importujemy.
Po wybraniu tej opcji wskazujemy katalog w którym przechowujemy dane z danej wersji, jak na rysunku poniżej
W przypadku starszych wersji poniżej 2011, możemy także dokonać importu danych w ten sposób:
1) Import faktur Kopiujemy katalog Faktury z wszystkimi jego plikami do nowego katalogu Faktury w którym zainstalowany jest program 2) Import Listy firm, Cennika i pozostałych danych a) Możemy to zrobić analogicznie do katalogu Faktury (pomijając plik FVAT2005.kfg -nie kopiować)b) wybierając z menu Import w programie odpowiednio Lista firm, Cennik
### Czy do korzystania z programu konieczne jest połączenie z Internetem?
Nie jest potrzebny internet do obsługi programu. Jednak niektóre opcje takie jak wysyłka
faktury e-mail czy też wysyłanie powiadomień nie będą funkcjonowały.
### Czy można pracować z programem Faktura VAT 2026 przez internet np. z telefonu, tabletu albo innego laptopa/desktopa?
Tak. Faktura VAT 2026 to program instalowany lokalnie na Windows, ale dane można udostępnić w sieci lokalnej (np. między komputerami w biurze) — konfigurację takiej pracy wielostanowiskowej opisuje samouczek: https://www.rafsoft.net/dokumentacja/samouczek-instalacja-programu-w-sieci/
Jeśli chcesz mieć dostęp do faktur, cenników i listy firm z telefonu, tabletu lub dowolnej przeglądarki (nie tylko w sieci lokalnej, ale też przez internet z dowolnego miejsca), skorzystaj z bezpłatnej synchronizacji z mobilna-faktura.pl:
1) Załóż bezpłatne konto na https://www.rafsoft.net/fakturowanie-online/ klikając „Rozpocznij za darmo”
2) Wyeksportuj dane z Faktura VAT 2026 do mobilna-faktura.pl — instrukcja: https://www.rafsoft.net/eksport-i-import-danych-do-mobilna-faktura-pl-synchronizacja/
3) Po synchronizacji zaloguj się do panelu na mobilna-faktura.pl i sprawdź, czy widoczne są faktury, cenniki i lista firm
4) Skonfiguruj KSeF w panelu: https://mobilna-faktura.pl/panel/ustawienia/ksef
Od tego momentu z faktur, cenników i danych firm możesz korzystać z przeglądarki na telefonie, tablecie lub innym komputerze.
### Jak odnowić licencję lub zaktualizować program do wersji 2025?
Jak wykonać odnowienie licencji /aktualizację/uaktualnienie do wersji 2025? Dla użytkowników starszych wersji 2002-2023
W celu dokonania aktualizacji dla użytkowników starszych wersji programu Faktura VAT do wersji 20252 należy wykupić upgrade tj. odnowienie licencji
aktualizację/Uaktualnienie do wersji 2022 w naszym sklepie sklep.ksiegowosc24.pl . Po zakupie licencji otrzymamy mail z kodem i linkiem do pobrania pełnej wersji programu. Dzięki temu uzyskamy najbardziej aktualny i zgodny z aktualnymi
przepisami produkt.
### Jak uruchomić program jako administrator? (dotyczy windows 7/8/Vista)
Należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na ikonę programu FVATNR_WERSJI.exe (np. FVAT2016.exe)
znajdującą się na pulpicie lub w katalogu programu i z menu kontekstowego wybieramy opcję „Uruchom jako administrator”.
### Gdzie mogę sprawdzić mój numer REP?
Numer REP widoczny jest w oknie Pomoc -> O programie
### Czy jest możliwa instalacja programu na Linuxie bądź Macu?
Jest to możliwe pod warunkiem, że użyjesz emulatora dopasowanego do danego systemu operacyjnego.
Mac
za pomocą programu “Parallels Desktop for Mac”
Linux
za pomocą programu “wine-1.1.38”
### Co zrobić jeśli program nie uruchamia się po aktualizacji?
W tym celu należy pobrać którąś z wersji archwilanych naszego programu i nie przeprowadzać aktualizacji do najnowszej wersji przez 2-3 dni. Wersje archiwalne do pobrania tutaj.
## Licencja i rejestracja
### Faktura VAT 2026 za {{cena.start.brutto}} zł brutto – czy licencja wystarcza?
Tak, licencja to wszystko, co jest potrzebne. Program Faktura VAT 2026 pobierasz jako wersję demo ze strony rafsoft.net, ksiegowosc24.pl lub mobilna-faktura.pl. Po zakupie licencja jest rejestrowana automatycznie online przy użyciu numeru NIP Twojej firmy — bez płyt CD ani ręcznego wpisywania kodów. Opłata jest jednorazowa na rok i nic więcej nie trzeba dokupywać.
### Czy dane które wprowadzam w wersji DEMO zostaną utracone po otrzymaniu pełnej wersji?
Nie, wszystkie dane zostaną zachowane.
### Jak i gdzie mogę zarejestrować program?
Licencję zakupisz i zarejestrujesz na stronie rafsoft.net, ksiegowosc24.pl lub mobilna-faktura.pl, albo bezpośrednio w programie przez opcję „Zakup programu". Rejestracja odbywa się automatycznie online — licencja jest aktywowana na podstawie numeru NIP firmy bez konieczności ręcznego wprowadzania kodów.
### Jak przebiega aktywacja licencji po zakupie?
Po zakupie licencja jest aktywowana automatycznie przez internet na podstawie numeru NIP Twojej firmy. Wystarczy pobrać wersję demo ze strony rafsoft.net, ksiegowosc24.pl lub mobilna-faktura.pl, zainstalować program i dokonać zakupu — aktywacja odbywa się automatycznie. Nie musisz czekać na żaden kod wysyłany e-mailem.
### Jak działa rejestracja programu przez NIP?
Rejestracja programu Faktura VAT 2026 odbywa się automatycznie przez internet na podstawie numeru NIP Twojej firmy. Po zakupie licencji program weryfikuje i aktywuje ją samodzielnie przy pierwszym uruchomieniu z połączeniem z internetem. Nie ma potrzeby ręcznego wpisywania żadnych kodów aktywacyjnych.
### Czy licencję można przenieść na inny komputer?
Tak. W tym celu należy zainstalować program na nowym komputerze i przy pierwszym uruchomieniu z dostępem do internetu licencja zostanie automatycznie zweryfikowana na podstawie NIP firmy.
### Jak długo trwa zakupiona przez moją firmę licencja?
Licencja obowiązuje na okres 1 roku. W tym czasie otrzymujesz bezpłatne aktualizacje i pomoc techniczną. Po upływie roku licencja wygasa — aby korzystać z programu dalej, należy wykupić odnowienie licencji.
### Utraciłam wszystko, program i dane. Co robić?
Program można ponownie pobrać ze strony rafsoft.net, ksiegowosc24.pl lub mobilna-faktura.pl i zainstalować od nowa. Licencja jest powiązana z numerem NIP firmy i zostanie aktywowana automatycznie przez internet. W przypadku problemów z aktywacją prosimy o kontakt mailowy z biurem obsługi klienta.
### Czy przy zakupie licencji otrzymam fakturę VAT?
Tak, do każdego zakupu licencji wystawiamy fakturę VAT. Dane do faktury podajesz podczas składania zamówienia na rafsoft.net lub ksiegowosc24.pl.
### Czy po wykupieniu licencji zniknie napis wersja demo?
Tak.
### Czy licencja jest przypisana do jednego NIP (jednej firmy)?
Tak, licencja jest powiązana z numerem NIP Twojej firmy. Jedna licencja uprawnia do instalacji na jednym stanowisku dla jednego NIP. Wersja STANDARD pozwala obsługiwać wiele podmiotów (wiele NIP) z jednej instalacji programu.
### Skąd mogę pobrać program Faktura VAT 2026?
Wersję demo programu pobierzesz bezpłatnie ze stron: rafsoft.net (zakładka „Pobierz programy"), ksiegowosc24.pl lub mobilna-faktura.pl. Wersja demo działa przez 31 dni i ma pełną funkcjonalność — żadne funkcje nie są zablokowane.
## Konfiguracja programu
### Jak zmienić walutę? Na starym i na nowym dokumencie?
Na starym dokumencie Faktury -> Dokument -> Zmień rodzaj dokumentu
Na nowym dokumencie w oknie Nowy dokument Faktury -> Dokument -> Nowy dokument/Sprzedaży lub Zakupu
### Jak dodać nową walutę?
Wystarczy edytować plik waluty.dat, który znajduje się w katalogu Dane programu.
Konstrukcja pliku:
PLN;zł;gr;1
EUR;;;;
USD;$;;
teraz, aby dodać inną walutę wystarczy dopisać jej symbol w następnym wierszu. 1
oznacza walutę domyślnie używaną w programie.
### Czy można zabezpieczyć program hasłem?
Tak. W Konfiguracji programu Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Użytkownicy.
### Co mam zrobić, gdy zapomniałem hasło?
Jeśli zapomnieliście Państwo login lub hasło proszę skasować plik uzytkownicy.dat z
katalogu Dane tam gdzie zainstalowany jest program.
Może się zdarzyć że plik będzie ukryty. Jeżeli chcemy mieć dostęp do ukrytych plików wystarczy, że wejdziemy na Mój komputer a z menu Narzędzia wybierzemy Opcje folderów.
Teraz wystarczy przejść do zakładki Widok, a następnie odszukać i zaznaczyć opcję Pokaż ukryte pliki i foldery.
### Czy mogę drukować dokumenty na drukarce igłowej?
Tak. W przypadku drukowania z Windowsa na drukarce igłowej, kwestia ustawienia portu
w biosie na SPP, w żadnym wypadku nie może być ecp czy ecp/epp.
### Czy mogę zainstalować program w sieci?
Poniżej przedstawiamy możliwości instalacji programu w sieci, wybierając musimy się zastanowić, która z nich będzie najlepiej spełniała nasze oczekiwania. Program do tego potrzebować będzie serwera z bazą danych MySQL lub MS SQL.
Jeśli chcemy aby program pracował na kilku stanowiskach komputerowych podłączonych do internetu i korzystał ze wspólnych danych takich jak: wspólna numeracja, cenniki, lista firm, lista dokumentów
Mamy do wyboru kilka rozwiązań:
I) ( Płatna 150 zł brutto/rok ) Wykupienie hostingu i konfiguracji serwera bazy MySQL przez nas na naszym serwerze (150 zł brutto/rok)
Jeśli nie mamy komputera lub wykupionego hostingu który może służyć nam jako serwer, możemy zakupić hosting zewnętrzny u nas, na naszych serwerach.
Po wykupieniu serwera, otrzymają Państwo od nas dane dostępowe do bazy, nazwa bazy, nazwa użytkownika oraz hasło.
Przesłane dane wprowadzamy tak jak na Rysunku nr 1. W programie Faktura VAT 2020 wybieramy Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Ścieżki dostępu -> Dokumenty, tutaj zaznaczamy po kolei jak na zdjęciu.
II) ( Bezpłatna dla zaawansowanych użytkowników ) Instalacja serwera bazy MS SQL lub MySQL na własnym serwerze
Jest to rozwiązanie dla osób które posiadają własny komputer który spełnia rolę serwera
Opis instalacji:
1) instalujemy serwer MS SQL lub MySQL na własnym serwerze lub wykupionym u nas lub u innego usługodawcy.
(dotyczy instalacji na własnym serwerze) W tym celu możemy pobrać z sieci darmową jego wersję lub pobrać nasz automatyczny instalator (dla Windows 7 i 8) instalator serwera MS SQL. Po instalacji należy skonfigurować program w taki sposób jak na zamieszczonym poniżej rysunku.
nazwa bazy: rafsoft nazwa użytkownika: sa hasło: admin1234
W przypadku instalacji serwera MySQL potrzebny będzie dodatkowo sterownik MySQL ODBC Connector (w wersji 32bit), można go pobrać ze strony https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/ .
2) w programie Faktura VAT 2020 wybieramy Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Ścieżki dostępu -> Dokumenty, tutaj zaznaczamy po kolei jak na zdjęciu. Poniżej przykładowa konfiguracja programu
Rysunek nr 1
5) po kliknięciu Zapisz pojawi nam się przycisk Eksport, którego możemy użyć (opcjonalnie) aby przenieść wprowadzone już dane na serwer zdalny
6) po wykonaniu eksportu uruchamiamy ponownie aplikację
III) Inna możliwość (bez instalacji serwera MS SQL – nie zalecamy tego rozwiązania) to udostępnienie plików w systemie i skonfigurowanie w programach klienckich odpowiednio ścieżek dostępu do udostępnionych plików.
Film pokazujący sposób konfiguracji programu Faktura VAT w sieci.
Na komputerze który będzie służył jako serwer danych (udostępniał dane) robimy to co pokazane jest na tym filmie – http://rafsoft.nazwa.pl/centrumsms-com-pl/prezentacje/prezentacja4.avi.
teraz katalog c:/bazadanych udostępniamy w systemie Windows tak aby widziały go inne nasze komputery w sieci
Na pozostałych komputerach w opcji Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Ścieżki dostępu ustawiamy lokalizacje dla Danych i Faktur do katalogu który stworzyliśmy na 1 komputerze (serwerze)
Wymagany codec (dla filmu): https://assets.techsmith.com/Downloads/TSCC.msi
### Jak w programie Faktura VAT 2026 mogę zmienić nazwę dokumentu, np. zamiast Faktura eksportowa wpisać Faktura WUTT?
W programie opcja Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Wygląd dokumentu -> Teksty i tutaj klikamy nazwę dokumentu, którego chcemy zmienić nagłówek.
### W jaki sposób mogę wprowadzić dane sprzedawcy oraz jego numer konta?
Wybieramy menu Widok (widok klasyczny) lub Ustawienia -> Podstawowe -> Dane podatnika (widok nowoczesny) i następnie klikamy Dane podatnika.
Następnie klikamy przycisk Edytuj, wprowadzamy dane do oznaczonych pól, klikamy Zapisz.
### Podłączanie drukarki i kasy fiskalnej
Program kooperuje z drukarkami fiskalnymi producentów : Novitus, Posnet i Elzab oraz z kasami fiskalnymi tylko producenta Novitus. W Konfiguracji programu Ustawienia -> Konfiguracja -> Drukarka fiskalna musimy ustawiać odpowiedni port COM do której podłączona jest drukarka.
Następną istotną kwestią jest zainstalowanie odpowiednich sterowników do naszej drukarki/kasy, które możemy znaleźć na stronie producentów.
Poniżej linki dla bibliotek producentów drukarek i kas fiskalnych.
Novitus drukarki:
https://www.novitus.pl/pl/sterowniki-i-biblioteki.html
https://en.novitus.pl/drivers-and-libraries
Novitus kasy:
https://www.novitus.pl/pl/kasy-fiskalne.html
https://en.novitus.pl/drivers-and-libraries
Posnet drukarki fiskalne:
https://www.rafsoft.net/pliki/fiskalna/Install_ThLib006.exe
https://www.posnet.com.pl/Do-pobrania/Dla-programistow2 (tylko zarejestrowane osoby)
Elzab drukarki fiskalne:
https://www.elzab.com.pl/programy
ftp://ftp.elzab.com.pl/kody/elzabdr.zip
### Jak zrobić by była faktura w euro, VAT w pln?
Fakturę wystawiamy w euro i w zakładce podsumowanie wybieramy kalkulator walut.
W kalkulatorze zaznaczamy :
1) kurs
2) kwota w euro wynik w pln
3) zaznaczamy przelicz wszystkie wartości
4) klikamy wstaw wartość
na fakturze będę obie waluty
## Operacje w programie
### Jak usunąć ( wycofać ) omyłkowo wpisaną fakturę w programie Faktura VAT 2026?
Jak usunąć ( wycofać ) omyłkowo wpisaną fakturę w programie Faktura VAT 2026?
### Jak zmienić numerację i jej format?
Opcja Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Numeracja.
### Jak wystawić duplikat?
Opcja Faktury -> Faktury -> Lista dokumentów -> Drukuj -> Duplikat.
### Czy można z faktury pro-forma zrobić fakturę VAT?
Tak. Istnieje możliwość stworzenia faktury VAT na podstawie pro-formy automatycznie.
Zaznaczamy interesującą nas pozycję z fakturą pro-forma (okno lista dokumentów
Faktury -> Faktury -> Lista dokumentów) i klikamy na menu opcji dodatkowych (lub prawy przycisk myszy)
wybierając faktura pro-forma -> Faktura VAT.
### Jak mam wydrukować listę nieopłaconych faktur?
Opcja Faktury -> Faktury -> Lista dokumentów zaznaczamy kwadracik faktury nierozliczone odznaczamy
rozliczone, aby wydrukować taką listę naciskamy prawy przycisk menu lub wybieramy
opcję menu opcji dodatkowych, drukuj raport płatności.
### Czy program umożliwia wystawianie/drukowanie faktur w innym języku?
Tak. Opcja Faktury -> Dokument -> Nowy dokument sprzedaży i wybór waluty.
### Jak przeprowadzić archiwizacje programu?
W programie jest funkcja Ustawienia -> Podstawowe -> Zapasowa kopia bezpieczeństwa. Wykonujemy kopię na
dysku w katalogu, robimy potem kopię tego katalogu na CD lub innym nośniku, instalujemy
program na komputerze docelowym, odtwarzamy kopię danych i faktur z katalogu Archiwum
zrobionego backupu opcją Ustawienia -> Podstawowe -> Zapasowa kopia bezpieczeństwa i „Odtwórz”.
### Jak wykonać kopię serwisową w programie Faktura VAT?
Kopia serwisowa to specjalne archiwum zawierające kopię danych oraz fragment rejestru systemowego wykorzystywany przez program. Załączasz ją do zgłoszenia błędu, dzięki czemu możemy szybciej rozwiązać zgłaszany problem. Firma RAFSOFT.NET gwarantuje pełną poufność przekazanych danych.
Jak wykonać kopię serwisową krok po kroku:
• Przejdź do zakładki Ustawienia → Zapasowa kopia bezpieczeństwa. W oknie Kopia bezpieczeństwa kliknij przycisk Więcej >> i z rozwiniętego menu wybierz Kopia serwisowa.
Ustawienia → Zapasowa kopia bezpieczeństwa, następnie Więcej >> → Kopia serwisowa.
• W oknie Kopia serwisowa zaznacz kwadracik Utwórz archiwum ZIP oraz kwadracik Dołącz pliki faktur, a następnie kliknij przycisk Wykonaj kopię.
Zaznacz Utwórz archiwum ZIP i Dołącz pliki faktur, potem Wykonaj kopię.
• Program zacznie kopiować pliki (pasek postępu), a następnie rozpocznie się Pakowanie… do pliku ZIP.
Trwa Pakowanie… — zaczekaj, aż proces się zakończy.
• Zaczekaj, aż program zakończy generowanie pliku i wyświetli komunikat z lokalizacją utworzonego archiwum (np. C:\RAFSOFT\kopia_serwisowa_fvat_RRMMDD.zip). Kliknij OK.
Komunikat potwierdzający utworzenie kopii serwisowej wraz ze ścieżką do pliku ZIP.
Gotowe archiwum należy załączyć do zgłoszenia błędu wysyłanego do RAFSOFT.NET.
### Jak ustawić numerację faktur w 2025 roku od numeru 1?
Chciałbym aby numeracja wystawianych faktur w roku 2025 rozpoczynała się od numeru 1. Opcja Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Numeracja.
### Czy program ma możliwość wystawiania faktur z PL dla krajów unijnych?
Tak.
### Czy Program Faktura VAT 2026 umożliwia wystawianie faktur w języku niemieckim?
Czy Program Faktura VAT 2025 umożliwia wystawianie faktur w języku niemieckim? Tak. Opcja -> Faktury -> Dokument -> Nowy dokument sprzedaży i wybór waluty.
### Czy jest możliwy przed wydrukowaniem dokumentu jego podgląd?
Tak. Faktury -> Dokument -> Podgląd wydruku.
### Czy Państwa program posiada możliwość wystawiania faktur w Euro?
Tak. Opcja -> Faktury -> Dokument -> Nowy dokument sprzedaży i wybór waluty.
### Pomyłkowo rozliczyłam fakturę – jak mam usunąć tę płatność?
W tym celu należy otworzyć fakturę do edycji, przejść na zakładkę podsumowanie i
odhaczyć opcję „Zapłacono wszystko”.
### Czy dane odbiorcy są zapamiętywane po wydruku faktury?
Czy wypełnienie danych do faktury VAT i wydrukowanie jej powoduje automatyczne zapamiętanie wszystkich zapisanych tam danych odbiorcy? Tak, wszystkie te czynności wykonują się automatycznie. Można to oczywiście wyłączyć w konfiguracji programu.
### Czy można wystawić fakturę z dowolną datą, np. z poprzedniego miesiąca?
Czy istnieje możliwość wstawienia do wystawianej faktury dowolnej daty, tzn., czy np. w listopadzie można wystawiać faktury z datą październikową?Czy można wystawić fakturę z dowolną datą, np. z poprzedniego miesiąca? Tak,istnieje możliwość.
### Czy można cofnąć numer faktury w programie?
Czy numer faktury wstawia się samodzielnie, czy jest on narzucany przez program, a więc czy można cofnąć numerację i wystawić fakturę z wcześniejszym numerem niż ostatnio wystawiona? Tak, można dowolnie manipulować numeracją.
### Jak drukować 2 egz. faktury – 1 oryginał i 1 kopia?
Zgodnie ze zmianami zasad wystawiania faktur w 2013 roku opcje te zostały wyłączone.
### Czy program umożliwia edycję już wystawionego dokumentu?
Tak istnieje możliwości dowolnej edycji już wydrukowanego i zapisanego dokumentu.
Opcja Faktury -> Faktury -> Lista dokumentów i tutaj opcja z menu opcji (Popraw) lub wczytanie
bezpośrednio dokumentu z pliku opcja Faktury -> Dokument -> Otwórz.
### Czy mogę wystawiać faktury VAT od razu z ceną brutto?
Czy w programie istnieje możliwość wystawiania faktur VAT w cenie brutto tzn. czy wystawiając fakturę mogę wpisać od razu cenę brutto a netto obliczy się samo zgodnie z odpowiednią stawką VAT?Czy mogę wystawiać faktury VAT od razu z ceną brutto? Tak, można ustawić liczenie wg cen brutto jak z kasy fiskalnej lub netto.
### Jak zmienić/usunąć tekst na fakturze „Dowolny tekst…..”?
Wybieramy opcję z menu Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Wygląd dokumentu -> Teksty, teraz wybieramy z listy
Stały tekst. Mamy możliwość wybrania gotowych lub wprowadzenia własnego tekstu lub
całkowitego usunięcia.
### Jak ustawić numerację w programie?
W programie wybieramy opcję Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Numeracja.
### Jak zmienić/usunąć logo na fakturze?
W programie wybieramy opcję Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Wygląd dokumentu -> Logo i tło.
### Jak obniżyć wydruk i dopasować go do własnego papieru firmowego?
W programie wybieramy opcję Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Sposób drukowania, następnie wybieramy opcję
„Ustaw marginesy…”.
### Jak wprowadzić dane sprzedawcy na stałe do faktury?
Jak wprowadzić dane sprzedawcy na stałe, tak aby nie trzeba było wprowadzać je za każdym razem przy wystawianiu kolejnej faktury? W programie wybieramy opcję Ustawienia -> Podstawowe -> Dane podatnika.
### Jak zmienić sposób liczenia VAT?
W programie istnieją dwie możliwości liczenia podatku od cen netto lub brutto
(jak z kasy fiskalnej). Zmiany dokonujemy podczas wyboru danego dokumentu sprzedaży lub zakupu.
### Jak zmienić walutę dokumentu?
Faktura -> Nowy dokument sprzedaży. W prawym górnym rogu mamy do wyboru rodzaj waluty.
## Wygląd dokumentu i wydruku
### Czy po zakupie programu istnieje możliwość usunięcia Państwa logo?
Tak. Logo można dowolnie edytować – wstawić swoje lub usunąć. Opcja Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Wygląd dokumentu -> Logo i tło.
### Czy logo można przesunąć na dół strony?
Tak. Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Sposób drukowania -> Ustaw marginesy.
### Jak usunąć dolną stopkę?
W tym celu należy napisać na adres pomoc@www.rafsoft.net prośbę o wersję bez dolnej stopki.
### Czy w programie Faktura VAT 2026 jest możliwość usunięcia tabelki UWAGI?
Tak. Opcja Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Wygląd dokumentu -> Obiekty i tutaj zaznaczamy „Jeśli brak uwag
brak też okienka z uwagami”.
### Jak usunąć/zmienić dowolny tekst?
Opcja Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Wygląd dokumentu -> Teksty -> Opisy -> Stały tekst. Wybieramy z listy Stały tekst.
Możemy wybrać tekst z gotowych zestawów, wymazać lub wpisać dowolnie inny tekst.
Dostępny także film instruktażowy: zobacz film .
### Jak zmienić język drukowanego dokumentu?
W oknie Nowy dokument Faktury -> Dokument -> Nowy dokument -> Sprzedaży lub Zakupu wybrać z listy język.
### Jak ustawić margines górny?
Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Sposób drukowania -> Ustaw marginesy.
### Gdzie można dokonać zmiany nazw dokumentów?
Opcja Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Wygląd dokumentu -> Teksty.
### Czy mogę usunąć opis tekstów na fakturze?
Tak. W tym celu należy w opcji Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu przywrócić ustawienia domyślne
naciskamy przycisk Ustawienia domyślne, a później zapisz.
### Czy istnieje możliwość umieszczenia na fakturze pieczątki?
Tak, w menu Ustawienia -> Podstawowe -> Konfiguracja programu -> Wygląd dokumentu -> Pieczątka i podpis. Możemy zeskanować i wprowadzić do programu.
Taka pieczątka będzie drukowała się w miejscu podpisu osoby wystawiającej dokument.
---
# FAQ — KSeF 2.0 (Krajowy System e-Faktur)
Źródło: https://www.rafsoft.net/faq-najczestsze-pytania-o-ksef-2-0-i-programu-faktura-vat/
## Podstawowe informacje o KSeF 2.0
### Czy środowisko PRODUKCYJNE (PROD) jest już dostępne?
TAK! Środowisko produkcyjne (PROD) jest dostępne od 1 lutego 2026.
• Obowiązkowe dla dużych firm (przychód powyżej 200 mln PLN rocznie)
• Dobrowolne dla małych i średnich przedsiębiorstw
Każdy może już teraz korzystać ze środowiska PROD — wysyłać faktury sprzedażowe i pobierać faktury zakupowe od kontrahentów.
Ważne: Faktury wysłane na środowisko PROD mają pełne skutki podatkowe i są widoczne w systemie Ministerstwa Finansów.
Harmonogram środowisk:
Środowisko
Dostępność
Przeznaczenie
TEST
Już dostępne
Testy techniczne, rozwój aplikacji
DEMO
Już dostępne
Szkolenia, prezentacje (fikcyjne dane)
PROD
Już dostępne (od 1.02.2026)
Faktury z pełną mocą prawną
### Jakie są różnice między środowiskami TEST, DEMO i PROD?
TEST – środowisko dla programistów i firm testujących integrację:
• Faktury bez skutków podatkowych
• Dane nie są usuwane
• Idealne do testów długoterminowych
• Uwaga: certyfikaty kwalifikowane NIE działają (tylko token)
DEMO – środowisko przedprodukcyjne (dostępne od lutego 2026):
• Zbliżone do PROD, ale bez skutków podatkowych
• Dane okresowo usuwane przez Ministerstwo Finansów
• Przeznaczone do szkoleń i prezentacji
• MF zaleca używanie fikcyjnych danych
PROD – środowisko produkcyjne:
• Faktury z pełną mocą prawną
• Widoczne w systemie MF dla kontrahentów
• Dane przechowywane zgodnie z przepisami
• Wysyłanie i pobieranie faktur: od 1 lutego 2026
• Obowiązkowe od 1 lutego 2026 dla dużych firm (przychód > 200 mln PLN rocznie)
• Dobrowolne dla małych i średnich przedsiębiorstw
Ważne: Po wybraniu środowiska PROD program będzie wysyłał faktury sprzedażowe z pełną mocą prawną oraz pobierał faktury zakupowe od kontrahentów. Upewnij się, że chcesz pracować z rzeczywistymi fakturami!
### Jak wygenerować token do autoryzacji w KSeF?
Token autoryzacyjny generujesz w programie KSeF Client:
• Wybierz środowisko (TEST/DEMO/PROD)
• Wpisz NIP firmy
• Wybierz metodę: Token autoryzacyjny (online)
• Kliknij Generuj Token
• Skopiuj wygenerowany token (20 znaków)
• Wklej token w programie Faktura VAT 2026 (Ustawienia → KSeF)
Instrukcja krok po kroku: Zobacz szczegółową instrukcję z obrazkami
Ważność tokena: Token wygasa po ~1 godzinie. Program automatycznie odświeża token podczas synchronizacji.
### Gdzie znajdę KSeF Client i gdzie wkleić wygenerowany token?
Masz dwie możliwości otwarcia okna KSeF Client, w którym wklejasz NIP i wygenerowany token:
Sposób 1 — z programu Faktura VAT 2026:
• Otwórz listę dokumentów (faktur)
• Kliknij przycisk „KSeF synchronizacja”
• Program sprawdzi, czy ustawienia KSeF zostały już wcześniej wprowadzone
• Jeśli nie — zaproponuje otwarcie KSeF Client. Kliknij „Tak”
• Otworzy się okno KSeF Client z polami NIP i Token
Sposób 2 — z paska systemowego Windows (system tray):
• W prawym dolnym rogu ekranu, obok ikonki zmiany języka i zegara, znajduje się ikonka strzałki w górę („Pokaż ukryte ikony”)
• Kliknij tę strzałkę — pojawi się lista aplikacji działających w tle (system tray)
• Znajdź ikonę programu Faktura VAT 2026 (KSeF Client 2.0)
• Kliknij na nią prawym przyciskiem myszy
• Z menu wybierz opcję otwarcia KSeF Client — wyświetli się okno z polami NIP i Token
Konfiguracja w oknie KSeF Client:
• W polu NIP wpisz numer NIP swojej firmy (jeśli nie jest jeszcze uzupełniony)
• W polu Token wklej wygenerowany wcześniej token (20 znaków)
• Kliknij przycisk „Uwierzytelnij”, aby program sprawdził poprawność konfiguracji i połączenia z KSeF
Wskazówka: Jeśli nie widzisz ikony KSeF Client w pasku systemowym, uruchom program Faktura VAT 2026 — KSeF Client startuje automatycznie wraz z programem i pozostaje aktywny w tle.
### Gdzie w programie ustawić rolę Podmiotu3 (np. Odbiorca / JST-odbiorca) dla kontrahenta?
W programie Faktura VAT 2026 rolę Podmiotu3 ustawiasz bezpośrednio przy kontrahencie w bazie firm:
Jak to zrobić:
• Na górnym pasku kliknij przycisk „Firmy” (sekcja Kontrahenci)
• Na liście firm zaznacz firmę i kliknij „Edytuj”
• W oknie Kontrahenta przejdź na zakładkę „Dodatkowe”
• Na dole zakładki znajdziesz dwa pola:
– Checkbox „Jednostka Samorządu Terytorialnego (JST)”
– Lista rozwijana „KSeF Podmiot3 rola:”
• Wybierz odpowiednią rolę. Domyślna to: 6 – Dokonujący płatności
Wszystkie dostępne role dla Podmiotu3:
• Rola 1 – Faktor
• Rola 2 – Odbiorca (jednostka wewnętrzna nabywcy)
• Rola 3 – Podmiot pierwotny (np. po fuzji/transformacji)
• Rola 4 – Dodatkowy nabywca
• Rola 5 – Wystawca faktury
• Rola 6 – Dokonujący płatności (domyślna)
• Rola 7 – JST – wystawca
• Rola 8 – JST – odbiorca (dla jednostek budżetowych Gminy / JST)
• Rola 9 – Członek grupy VAT – wystawca
• Rola 10 – Członek grupy VAT – odbiorca
• Rola 11 – Pracownik
Skrót dla JST: Zamiast ręcznie wybierać Rolę 8, wystarczy zaznaczyć checkbox „Jednostka Samorządu Terytorialnego (JST)” przy firmie – program automatycznie przypisze Rolę 8 (JST-odbiorca).
Przykład JST (Gmina + Szkoła):
• Pole Nabywca → Gmina (Podmiot2, z checkboxem JST) → generuje 1
• Pole Płatnik → Szkoła (Podmiot3, Rola 8 lub checkbox JST) → generuje 8
Jeśli Szkoła nie ma własnego NIP i używa NIP Gminy, użyj formatu IDWew (np. 1234567890-00001). Zobacz: „Co to jest IDWew i kiedy go używać?”
## Faktury zagraniczne i prywatni klienci
### Czy KSeF obsługuje faktury zagraniczne (WDT, eksport, OSS)?
TAK, KSeF 2.0 obsługuje wszystkie typy faktur zagranicznych:
• WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) – faktury dla firm UE
• Eksport – faktury dla kontrahentów spoza UE
• OSS (One Stop Shop) – usługi elektroniczne dla konsumentów UE
Program automatycznie wykrywa faktury zagraniczne na podstawie:
• Kodu kraju w NIP/VATIN kontrahenta (np. DE12345678 = Niemcy)
• Ustawień w zakładce „Podatki” (zaznaczenie OSS/WDT/Eksport)
Synchronizacja: Faktury zagraniczne są automatycznie wysyłane do KSeF podczas standardowej synchronizacji.
### Co z fakturami dla prywatnych klientów (bez NIP)?
Faktury bez NIP NIE są wysyłane do KSeF – to zgodne z przepisami:
Zasada: KSeF wymaga faktury VAT wystawione dla podmiotów posiadających NIP. Faktury dla konsumentów (klienci indywidualni bez działalności) są wyłączone z obowiązku.
Przykłady faktur NIE wysyłanych do KSeF:
• Faktury dla klientów indywidualnych bez NIP
• Faktury detaliczne/paragonowe
• Faktury dla nierezydentów bez polskiego NIP (o ile brak VATIN)
Co robi program:
• Sprawdza czy kontrahent ma wypełniony NIP
• Jeśli brak NIP → faktura pomijana podczas synchronizacji
• W liście faktur wyświetla status: „Bez NIP – pominięto”
### Jak wyłączyć wysyłanie faktur zagranicznych lub dla prywatnych klientów?
W programie Faktura VAT 2026 możesz filtrować faktury przed synchronizacją:
Krok 1: Otwórz listę faktur → Przycisk „KSeF Ustawienia”
Krok 2: W zakładce „Dodatkowe” znajdziesz opcje filtrowania:
• ? Wysyłaj faktury zagraniczne – odznacz aby pominąć WDT/OSS/Eksport
• ? Wysyłaj faktury dla prywatnych klientów – odznacz aby pominąć faktury bez NIP
Pobieranie faktur zakupowych: Od 1 lutego 2026 program automatycznie pobiera faktury zakupowe gdy wybierzesz środowisko PROD w zakładce „Środowisko”.
Uwaga: Jeśli wyłączysz wysyłanie faktur zagranicznych, będziesz musiał samodzielnie przechowywać te faktury w formie elektronicznej (np. PDF/A).
Domyślne ustawienia:
• Faktury zagraniczne – WŁĄCZONE (zalecane)
• Prywatni klienci – WYŁĄCZONE (automatycznie, gdy brak NIP)
## Faktury zakupowe (otrzymane)
### Jak włączyć pobieranie faktur zakupowych z KSeF?
Pobieranie faktur zakupowych jest dostępne od 1 lutego 2026 na środowisku PROD.
Krok po kroku:
• Otwórz KSeF 2.0 Client ? zakładka „Środowisko”
• Wybierz opcję „PROD – Produkcja”
• Upewnij się, że masz wygenerowany token dla środowiska PROD
• Kliknij „Zapisz”
Jak to działa: Podczas synchronizacji program automatycznie pobierze z KSeF PROD faktury wystawione na Twój NIP przez kontrahentów.
Wymagania:
• Token dla środowiska PROD (wygenerowany z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego)
• Kontrahenci muszą wystawić faktury w KSeF na Twój NIP
Ważne: Po wybraniu środowiska PROD program będzie również wysyłał Twoje faktury sprzedażowe na produkcję (z pełną mocą prawną)!
### Czy mogę pobierać faktury zakupowe na środowisku TEST lub DEMO?
NIE – faktury zakupowe od kontrahentów są dostępne tylko na środowisku PROD.
Dlaczego?
• Środowisko TEST/DEMO służy do testów integracji
• Faktury w TEST/DEMO są fikcyjne i nie mają skutków podatkowych
• Rzeczywiste faktury zakupowe pojawiają się tylko w PROD (wystawiane przez kontrahentów)
Rekomendacja: Aby pobierać faktury zakupowe, wybierz środowisko PROD w ustawieniach KSeF Client. Pamiętaj, że wtedy również Twoje faktury sprzedażowe będą wysyłane na produkcję.
## Typy faktur i obsługiwane dokumenty
### Jakie typy faktur są obsługiwane przez KSeF?
Program obsługuje wszystkie typy faktur VAT zgodne ze schematem FA(3):
Typ faktury
Oznaczenie
Obsługa KSeF
Faktura
FA
TAK
Faktura zaliczkowa
ZAL
TAK
Faktura korygująca
KOREKTA
TAK
Faktura VAT-MP
VAT-MP
TAK
Faktura VAT-RR
VAT-RR
NIE – schemat nie obsługuje
Faktura wewnętrzna
FW
TAK (specjalne pola)
Nota korygująca
NOTA
TAK
Faktura pro forma
PROFORMA
NIE – nie jest fakturą VAT
Paragon/Rachunek
PARAGON
NIE – wyłączony z KSeF
Szczegóły: Zobacz pełną tabelę typów faktur z przykładami
### Co z fakturami w walutach obcych (EUR, USD)?
Faktury walutowe są w pełni obsługiwane, ale z ważnym zastrzeżeniem:
Kursy walut wymagane dla faktur krajowych w EUR/USD!
Jeśli wystawiasz fakturę krajową (polski kontrahent z NIP) w walucie obcej, MUSISZ podać kurs waluty w programie.
Kiedy potrzebny jest kurs:
• TAK – Faktura krajowa w EUR/USD – WYMAGANY kurs (do przeliczenia VAT)
• NIE – Faktura zagraniczna (WDT/Eksport) – kurs NIE jest wymagany
Jak ustawić kurs:
• W fakturze wybierz walutę (EUR/USD)
• Program pobierze kurs z NBP (lub wpisz ręcznie)
• Kurs zostanie zapisany w fakturze i wysłany do KSeF
Obsługiwane waluty: EUR, USD, GBP, CHF, CZK, oraz wszystkie waluty z tabeli NBP
### Które dokumenty NIE są wysyłane do KSeF?
Program automatycznie pomija następujące typy dokumentów:
• Pro forma – nie jest fakturą VAT
• Rachunki/Paragony – poza systemem KSeF
• Faktury VAT-RR – schemat FA(3) nie obsługuje (będzie w przyszłych wersjach)
• Faktury bez NIP nabywcy – automatycznie pomijane
• Dokumenty w statusie „robocza” – tylko zatwierdzone faktury
Wskazówka: W liście faktur możesz zobaczyć status wysyłki – dokumenty pominięte mają uwagę „Typ nie objęty KSeF” lub „Bez NIP – pominięto”.
### Wysyłanie tylko wybranych faktur do KSeF?
Jeśli chcesz wysłać do KSeF tylko jedną wybraną fakturę (lub kilka konkretnych) zamiast całej listy:
1. Otwórz listę faktur w programie Faktura VAT 2026.
2. Zaznacz checkbox(y) przy fakturach, które chcesz wysłać.
3. Obok przycisku „KSeF synchronizacja” na liście faktur zaznacz opcję „tylko zaznaczone”.
4. Kliknij „KSeF synchronizacja” – program wyśle wyłącznie zaznaczone faktury i pominie pozostałe pozycje z listy.
Kiedy się przydaje:
• Chcesz przetestować wysyłkę pojedynczej faktury przed pełną synchronizacją.
• Masz na liście faktury, których z jakiegoś powodu nie chcesz wysyłać do KSeF (np. wystawione omyłkowo, w trakcie korekty, itp.) – odznaczasz je i wysyłasz tylko te właściwe.
• Chcesz odfiltrować i wysłać partiami tylko konkretne dokumenty.
Uwaga: Jeśli opcja „tylko zaznaczone” jest odznaczona, program zsynchronizuje wszystkie faktury z listy, które kwalifikują się do wysyłki do KSeF.
### Jak wprowadzać dwa konta bankowe do faktury KSeF?
Instrukcja 1 — Dwa konta na różne waluty (np. PLN + EUR)
W polu Numer konta na fakturze wpisz oba konta w jednej linii, każde poprzedzone skrótem waluty zakończonym dwukropkiem:
PLN: 83 1240 2571 1111 0010 5031 6499 EUR: PL22 1020 4287 0000 2502 0187 1284
Obsługiwane prefiksy walut: PLN:, EUR:, EURO:, USD:, GBP:, CHF:
Konta można też rozdzielić przecinkiem lub nową linią — efekt ten sam.
Do KSeF wyślą się dwa osobne wpisy RachunekBankowy — jeden dla PLN, drugi dla EUR, każdy z poprawnie rozpoznaną walutą.
Instrukcja 2 — Konto z nazwą banku i kodem SWIFT
Nazwę banku wpisz przed numerem konta, kod SWIFT po numerze ze słowem kluczowym SWIFT:
PKO BP 83 1240 2571 1111 0010 5031 6499 SWIFT: BPKOPLPW
Dla faktury w walucie obcej z pełnymi danymi:
PLN: PKO BP 83 1240 2571 1111 0010 5031 6499 SWIFT: BPKOPLPW EUR: Pekao PL22 1020 4287 0000 2502 0187 1284 SWIFT: PKOPPLPW
Program sam rozpozna i rozdzieli każdy element do właściwego pola XML:
• NrRB — numer konta (prefix PL jest usuwany automatycznie)
• NazwaBanku — nazwa banku
• SWIFT — kod SWIFT (8–11 znaków)
• OpisRachunku — waluta (PLN/EUR/USD/…)
## Wieloprofilowość (wiele firm)
### Czy program obsługuje wiele firm (profili NIP)?
TAK, program automatycznie rozpoznaje środowisko wieloprofilowe:
Tryb STANDARD (1 firma):
• Wszystkie faktury w folderze C:\RAFSOFT\KSEF\out\
• Jeden plik konfiguracji ksef_config.ini
Tryb PRO (wiele firm):
• Każda firma ma osobny folder: C:\RAFSOFT\KSEF\{NIP}\out\
• Osobne sekcje w konfiguracji: [KSeF_1234567890]
• Plik ksef.cmd zawiera linię NIP=1234567890
Automatyzacja: Program wykrywa tryb wieloprofilowy i automatycznie tworzy odpowiednią strukturę folderów podczas pierwszej synchronizacji.
Jak to działa:
• Program sprawdza czy masz więcej niż 1 profil firmy
• Jeśli TAK → eksportuje faktury do C:\RAFSOFT\KSEF\{NIP}\out\
• Tworzy plik sygnałowy ksef.cmd z linią NIP=...
• KSeF Client rozpoznaje NIP i używa odpowiedniego tokena
Kompatybilność wsteczna: Jeśli masz 1 firmę, program działa w trybie STANDARD (bez zmian).
## UPO i przywracanie faktur
### Jak pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)?
UPO pobierane jest automatycznie po zaakceptowaniu faktury przez KSeF:
Proces automatyczny:
• Wysyłasz faktury do KSeF (synchronizacja)
• Program czeka ~30 sekund na przetworzenie
• Sprawdza status faktury w KSeF
• Jeśli status = „Zaakceptowana” → pobiera UPO
• Zapisuje UPO w folderze C:\RAFSOFT\KSEF\upo\
Zapisywanie: UPO są zapisywane jako pliki XML z nazwą: UPO_{KSeFNumber}.xml
Ręczne pobieranie UPO:
• W liście faktur kliknij prawym przyciskiem na fakturę
• Wybierz „Pobierz UPO”
• Program pobierze UPO z KSeF i zapisze na dysku
Uwaga: UPO nie jest dostępne natychmiast – KSeF potrzebuje kilkunastu sekund do przetworzenia faktury. Program automatycznie ponawia próbę pobierania.
### Co jeśli przypadkowo usunę fakturę, która była już w KSeF?
Program ma automatyczną funkcję przywracania usuniętych faktur z KSeF:
Jak to działa:
• Usuwasz fakturę z listy w programie
• Program oznacza fakturę jako DELETED w bazie (nie kasuje z KSeF!)
• Podczas następnej synchronizacji:
• Program wykrywa faktury ze statusem DELETED
• Tworzy plik deleted_list.txt z numerami KSeF
• KSeF Client pobiera XML z systemu
• Program importuje faktury z powrotem
• Status zmienia się na OK
Bezpieczeństwo: Faktury wysłane do KSeF są trwale zapisane w systemie MF przez 10 lat. Możesz je pobrać w każdej chwili.
Wymogi:
• Faktura musi być wcześniej wysłana do KSeF (mieć numer KSeF)
• Program KSeF Client musi być aktywny
• Token musi być ważny
## JST – Jednostki sektora publicznego
### Czy faktury dla jednostek budżetowych JST (Gmina, Szkoła) wymagają specjalnej konfiguracji?
TAK – faktury dla jednostek sektora publicznego (JST) wymagają ustawienia odpowiedniej roli dla Podmiotu3 w bazie kontrahentów.
Szczegóły znajdziesz w sekcji JST – Jednostki sektora publicznego → „Gdzie w programie ustawić rolę Podmiotu3 (np. Odbiorca / JST-odbiorca) dla kontrahenta?”
### Jaka jest różnica między Nabywcą a Płatnikiem w kontekście JST?
W programie Faktura VAT mamy dwa oddzielne pola, które odpowiadają różnym elementom w schemacie KSeF:
Pole w programie
Element w KSeF
Co oznacza
Nabywca
Kto kupuje / na kogo faktura
Płatnik
Kto płaci za fakturę (jeśli inny niż nabywca)
Uwaga: Płatnik ? Odbiorca! Płatnik to podmiot, który reguluje płatność, a nie ten, kto odbiera towar/usługę.
Przykład praktyczny (Gmina + Szkoła):
• Nabywca: Gmina Sośnicowice (Podmiot2) ? generuje 1
• Płatnik: Szkoła Podstawowa nr 1 (Podmiot3) ? generuje 8 (JST-odbiorca)
### Gdzie zaznaczyć checkbox JST? Przy nabywcy czy przy płatniku?
Zaznacz checkbox JST przy KAŻDEJ firmie, która jest jednostką sektora finansów publicznych!
Checkbox „Jednostka sektora finansów publicznych” znajduje się w bazie firm (kontrahentów). Gdy go zaznaczysz:
• Jeśli ta firma jest Nabywcą ? program wygeneruje 1 w Podmiot2
• Jeśli ta firma jest Płatnikiem ? program wygeneruje 8 (JST-odbiorca) w Podmiot3
Odpowiedź na częste pytanie: Jeśli zarówno Gmina (nabywca) jak i Szkoła (płatnik) są jednostkami publicznymi — zaznacz checkbox JST przy obu firmach w bazie kontrahentów.
Generowany XML:
1234567890
Gmina Sośnicowice
1
2
9876543210
Szkoła Podstawowa nr 1
8
### Co to jest IDWew i kiedy go używać?
IDWew (Identyfikator Wewnętrzny) to specjalny format identyfikacji dla jednostek podległych, które nie mają własnego NIP.
Przykład: Szkoła Podstawowa nr 1 jest jednostką organizacyjną Gminy i używa NIP Gminy. W takim przypadku zamiast NIP wpisujemy IDWew.
Format IDWew:
NIP_JEDNOSTKI_NADRZĘDNEJ-XXXXX
Przykład: 1234567890-00001
Jak to działa w programie:
• W polu NIP szkoły wpisz: 1234567890-00001 (NIP gminy + 5-cyfrowy kod)
• Program automatycznie rozpozna format IDWew
• Wygeneruje zamiast
• Automatycznie ustawi 8
Ważne: Program NIE zna struktury organizacyjnej JST. To użytkownik musi wiedzieć, jaki kod wewnętrzny ma dana jednostka. Kod ten nadaje jednostka nadrzędna (np. Gmina).
Kiedy używać IDWew:
• Szkoła/przedszkole używa NIP Gminy
• Ośrodek pomocy społecznej używa NIP powiatu
• Jednostka budżetowa bez własnego NIP
Kiedy NIE używać IDWew (używaj zwykłego NIP):
• Szkoła ma własny, odrębny NIP
• Spółka komunalna (osobna osobowość prawna)
• Samodzielny ZOZ z własnym NIP
## Rozwiązywanie problemów
### Gdzie znajdę zakładkę Ustawienia w KSeF Client?
Są dwa sposoby na otwarcie zakładki Ustawienia w KSeF Client:
1. Przez zasobnik systemowy (System Tray):
• W prawym dolnym rogu ekranu (obok zmiany języka) kliknij strzałkę „^” aby rozwinąć ukryte ikony.
• Znajdź ikonę KSeF Client na liście.
• Kliknij na nią prawym przyciskiem myszy (PPM).
• Z menu kontekstowego wybierz „Ustawienia”.
2. Bezpośrednio z programu Faktura VAT 2026:
• Na liście dokumentów kliknij przycisk „KSeF Synchronizacja”.
• Program automatycznie otworzy KSeF Client z zakładką Ustawienia i poprosi o uzupełnienie danych (NIP, Token, środowisko).
### Faktury nie są wysyłane do KSeF – co robić?
Diagnoza krok po kroku:
1. Sprawdź konfigurację:
• Czy token jest wpisany w Ustawieniach KSeF?
• Czy środowisko (TEST/DEMO/PROD) jest prawidłowo wybrane?
• Czy NIP firmy jest poprawny?
2. Sprawdź faktury:
• Czy kontrahent ma wypełniony NIP?
• Czy faktura jest zatwierdzona (nie robocza)?
• Czy typ faktury jest obsługiwany (nie PROFORMA/PARAGON)?
3. Sprawdź połączenie:
• Czy program KSeF Client jest uruchomiony?
• Czy folder C:\RAFSOFT\KSEF\signal\ istnieje?
• Czy plik ksef.cmd jest tworzony po kliknięciu synchronizacji?
Błąd: „Token wygasł” – kliknij ponownie „KSeF Synchronizacja” (token się automatycznie odświeży)
4. Sprawdź logi:
• W KSeF Client: zakładka „Logi” (przycisk 7)
• Szukaj komunikatów błędów (czerwone)
• Sprawdź folder C:\RAFSOFT\KSEF\out\error\
Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.
### Błąd: „Nieprawidłowy token” – jak naprawić?
Ten błąd oznacza, że token nie jest rozpoznawany przez KSeF. Możliwe przyczyny:
1. Token został skopiowany z błędami:
• Sprawdź czy nie ma spacji na początku/końcu
• Token ma dokładnie 20 znaków alfanumerycznych
• Skopiuj ponownie z programu KSeF Client
2. Token został wygenerowany dla innego środowiska:
• Token TEST nie działa na PROD i odwrotnie
• Upewnij się, że środowisko w ustawieniach zgadza się z tokenem
• W razie wątpliwości wygeneruj nowy token
3. Token wygasł (po ~1 godzinie):
• Kliknij ponownie „KSeF Synchronizacja”
• Program automatycznie odświeży token
Szybkie rozwiązanie: Wygeneruj nowy token i wklej w Ustawieniach KSeF. To zajmuje 30 sekund.
Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.
### Czy można cofnąć/anulować fakturę wysłaną do KSeF?
NIE – faktury wysłane do KSeF nie mogą być usunięte. To ograniczenie systemu KSeF (przepisy podatkowe).
Ważne: Przed wysłaniem faktury do KSeF ZAWSZE sprawdź dane! Po wysłaniu nie da się jej cofnąć.
Co zrobić w przypadku błędu?
• Błędna kwota/stawka VAT: Wystaw fakturę korygującą
• Błędny kontrahent: Użyj funkcji „Korekta zerująca” + wystaw nową poprawną fakturę
• Faktura wystawiona omyłkowo: Użyj funkcji „Korekta zerująca”
Od 1 lutego 2026: „Nota korygująca” została zastąpiona przez „Fakturę korygującą zerującą”. Taka korekta zeruje wszystkie pozycje oryginalnej faktury do 0 zł.
Jak wystawić korektę zerującą?
W programie Faktura VAT 2026:
• Otwórz listę faktur
• Zaznacz fakturę do wyzerowania
• Kliknij prawym przyciskiem myszy
• Wybierz „Korekta zerująca” z menu kontekstowego
• Program automatycznie:
• Tworzy nową fakturę korygującą
• Zeruje wszystkie pozycje (ilość = 0)
• Zapisuje i zamyka dokument
• Odświeża listę faktur
• Przy następnej synchronizacji korekta zostanie wysłana do KSeF
W programie KSeF 2.0 Client:
• Otwórz listę faktur (przycisk „3. Lista faktur”)
• Zaznacz jedną lub więcej faktur do wyzerowania
• Kliknij przycisk „Utwórz korektę zerującą”
• Program automatycznie:
• Generuje XML korekty dla każdej zaznaczonej faktury
• Wysyła korekty bezpośrednio do KSeF
• Wyświetla potwierdzenie z numerami KSeF korekt
Ograniczenia: Korekta zerująca działa tylko dla faktur sprzedażowych (FA). Nie można wyzerować faktury, która już jest korektą.
Faktury korygujące w KSeF:
• Program automatycznie wykrywa faktury korygujące
• Korekta zawiera numer KSeF faktury pierwotnej
• Korekta jest powiązana z oryginalną fakturą w systemie KSeF
Rekomendacja: Zawsze testuj na środowisku TEST przed wysyłką do PROD (szczególnie w pierwszych tygodniach).
Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.
### Jak wydrukować kod QR do wysłanej faktury?
Kod QR jest generowany automatycznie po wysłaniu faktury do KSeF i przypisaniu jej numeru KSeF.
Co to jest kod QR KSeF? Kod QR zawiera URL weryfikacyjny, który pozwala każdemu odbiorcy faktury sprawdzić jej autentyczność w systemie Ministerstwa Finansów. Jest to obowiązkowy element faktur KSeF.
Kiedy kod QR jest generowany?
• Wysyłasz fakturę do KSeF (synchronizacja)
• KSeF przetwarza fakturę i nadaje jej numer KSeF
• Program KSeF Client automatycznie:
• Oblicza hash SHA-256 z oryginalnego XML faktury
• Buduje URL weryfikacyjny zgodny ze specyfikacją MF
• Generuje obraz kodu QR (JPG)
• Zapisuje plik w folderze C:\RAFSOFT\KSEF\qrcodes\
Format nazwy pliku: {NumerKSeF}.jpg – np. 1234567890-20260205-ABC123DEF456-00.jpg
Gdzie znajdziesz wygenerowane kody QR?
Lokalizacja plików:
• Folder: C:\RAFSOFT\KSEF\qrcodes\
• Format: JPG (obraz bitmapy)
• Zawartość: Kod QR z URL + etykieta z numerem KSeF
Jak wykorzystać kod QR na wydruku?
W programie Faktura VAT 2026:
• Po synchronizacji z KSeF, faktura otrzymuje numer KSeF
• Przy wydruku faktury program automatycznie:
• Szuka pliku QR w folderze qrcodes\
• Jeśli znajdzie – wstawia kod QR na wydruk
• Umieszcza też numer KSeF na fakturze
• Odbiorca może zeskanować kod QR telefonem i zweryfikować fakturę
Ważne: Kod QR jest dostępny dopiero po wysłaniu faktury do KSeF. Wydruk przed synchronizacją nie będzie zawierał kodu QR ani numeru KSeF.
Format URL w kodzie QR
Kod QR zawiera URL w formacie zgodnym ze specyfikacją MF:
• TEST: https://qr-test.ksef.mf.gov.pl/invoice/{NIP}/{DATA}/{HASH}
• DEMO: https://qr-demo.ksef.mf.gov.pl/invoice/{NIP}/{DATA}/{HASH}
• PROD: https://qr.ksef.mf.gov.pl/invoice/{NIP}/{DATA}/{HASH}
Gdzie:
• NIP – NIP sprzedawcy
• DATA – data wystawienia faktury (DD-MM-YYYY)
• HASH – skrót SHA-256 z XML faktury (Base64URL)
Więcej informacji: Oficjalna dokumentacja MF o kodach QR
Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.
### Czy QR kody są wymagane na fakturach pobranych z KSeF (zakupowych)?
NIE – faktury pobrane z KSeF (zakupowe) nie muszą mieć kodu QR generowanego po stronie odbiorcy.
Zasady QR kodu na fakturach KSeF
• Kod QR generuje wyłącznie wystawca (sprzedawca), nie odbiorca
• QR jest wymagany, gdy faktura jest przekazywana poza KSeF (np. PDF, wydruk, załącznik email)
• Jeśli nabywca pobiera fakturę bezpośrednio z KSeF przez API, QR nie jest potrzebny – autentyczność zapewnia sam system KSeF
W kontekście naszego klienta KSeF
• Wysyłane faktury (sprzedaż) – QR kod TAK
• Pobierane faktury (zakup) – QR kod NIE
W kodzie VB6 generowanie QR dla faktur zakupowych jest wyłączone, bo taki QR nie działa dla faktur od innych firm (hash zawiera NIP sprzedawcy).
' QR code NIE jest generowany dla faktur zakupowych (Subject2)
' QR nie dziala dla faktur od innych firm - hash zawiera NIP sprzedawcy
' Call GenerateKSeFQRCode(filePath, ksefNum, GetCurrentEnvironment())
Wniosek: Obecne zachowanie (brak QR dla faktur pobranych) jest prawidłowe.
Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.
### Co zrobić jeśli wyskoczy błąd „KSeF 2.0 Client Unexpected error” przy uruchamianiu programu Faktura VAT?
Błąd „KSeF 2.0 Client Unexpected error” przy starcie programu najczęściej wynika z brakującego lub uszkodzonego pliku KSeF Client. Aby go naprawić, wykonaj poniższe kroki:
1. Wyłącz/zamknij program Faktura VAT.
2. Pobierz plik KSeF Client oddzielnie ze strony:
https://www.rafsoft.net/pliki/ksef/KSeF_Client.exe
3. Zapisz pobrany plik KSeF_Client.exe w katalogu programu Faktura VAT (domyślnie: C:\RAFSOFT\FAKTURA VAT 2026 START\).
4. Uruchom KSeF_Client.exe ręcznie z tego katalogu — przy pierwszym starcie utworzy on plik blokady ksef_client.lock w tym samym folderze. Poczekaj aż plik się pojawi.
5. Po utworzeniu pliku ksef_client.lock uruchom program Faktura VAT 2026 (jeśli nie jest jeszcze włączony) i kliknij „KSeF synchronizacja”.
### Czy to działa tylko w Waszym programie? Czy mogę wysyłać do KSeF tylko pojedyncze faktury na żądanie klienta, a resztę bez synchronizacji?
Program pozwala filtrować grupy faktur, ale nie pozwala wskazać dowolnych pojedynczych faktur do wysyłki.
Dostępne opcje filtrowania (w KSeF Client)
Opcja
Lokalizacja
Działanie
Pomiń eksport faktur do KSeF 2.0
Zakładka „Główna”
Całkowicie wyłącza wysyłkę (wszystkie faktury lub żadna)
Wysyłaj faktury zagraniczne
Zakładka „Dodatkowa”
Po odznaczeniu pomija WDT/Eksport/OSS (KodUE ≠ PL lub KodKraju ≠ PL)
Wysyłaj faktury do osób prywatnych
Zakładka „Dodatkowa”
Po odznaczeniu pomija faktury bez NIP (BrakID = 1)
Jak to działa w praktyce
• Faktury zagraniczne (WDT, eksport, OSS) – można pominąć globalnie
• Faktury dla osób prywatnych (bez NIP) – można pominąć globalnie
• Pozostałe faktury VAT – wysyłane razem w batch przy synchronizacji
Odpowiedź na pytanie klienta: Technicznie można filtrować typy faktur, ale nie można wybierać dowolnych pojedynczych faktur „na żądanie” i trwale pomijać reszty.
Prawnie (od 1 kwietnia 2026): każda faktura VAT musi trafić do KSeF. W praktyce pytanie dotyczy terminu wysyłki (np. partiami), a nie tego czy wysyłać.
Wniosek: „Pomiń eksport” to opóźnienie procesu, a nie docelowe pominięcie obowiązku wysyłki do KSeF.
Jeśli nadal masz problem: spakuj katalog C:\RAFSOFT\KSEF\ (ZIP lub RAR) i prześlij go przez formularz kontaktowy.